Übersicht:

Arbeitstreffen 29.04.2021

 um 08:30 Uhr

BBB-Konferenz: https://hochschule-n-bw.de/meeting-intern

Agenda:


Arbeitstreffen 22.04.2021

 um 18:00 Uhr

BBB-Konferenz: https://hochschule-n-bw.de/meeting-intern


Meeting 14.04.2021

 um 18:00 Uhr

BBB-Konferenz: https://hochschule-n-bw.de/meeting-intern


Moderation

Anna Struth

Protokoll


Anwesende

Anna Struth David Kopp Alina Reiss Andreas Bauer Katrin, Jessie

Agenda


Schulung am 07.04.2021

um 18:00 Uhr

BBB-Konferenz: https://hochschule-n-bw.de/meeting

AG Technik schult die AG Programmkoordination: How-to Website - Events eintragen

Offene To-dos / nächsten Schritte:

Meeting 29.03.2021

 um 13:00 Uhr

BBB-Konferenz: https://hochschule-n-bw.de/meeting-intern


Moderation

Anna Struth

Protokoll


Anwesende

Andreas Bauer David Kopp Jessi, Katrin, Alina

Agenda

  • Programm NWB 2021
    • Kategorisierung der bislang eingereichten Programmpunkte: Kategorien für Events
      • Kategorie: Me, We, System 
      • Format: Workshop etc...
      • Kategorien nur wenige
      • Tags mehrere Pro Event
  • Website
  • Fragen der AG Technik:
    • Passen die Ansichten auf der Wiki-Seite Programm NWB 2021 so? Gibt es Änderungswünsche?
      • Kalenderansicht
      • Listenansicht
      • Tabellenansicht (kompakt)
      • Kartenansicht (detailliert)
    • Wie ist der Prozess zum Eintragen der Infos auf der Website gewünscht? Wer übernimmt die Verantwortung hierfür?
    • Passt der aktuelle Prozess zum Anpassen der Infos von eingereichten Programmpunkte so (stuvus-Account als Voraussetzung)?
  • ...



Meeting 03.03.2021

 um 19:30 Uhr

BBB-Konferenz: https://hochschule-n-bw.de/meeting-intern


Moderation

(Frage)

Protokoll


Anwesende

Anna Struth Annika Wandesleben @Alina @Katrin

Agenda

Formular steht:

  • 3 Kategorien:
    • 1: Headliner/ Keynote/ Leitgedanke/ Leit...: Oberthema ansprechen, Leit, Wird auf BaWü Ebene organisiert und festgelegt, Möglichst keine andern Veranstaltungen gleichzeitig. Events mit denen wir uns darstellen wollen
    • 2. BaWü Events: Ist für alle aus BaWü zugänglich. Wird von Lokalgruppen organisiert.
    • 3.: Lokale Events: Ist nur für lokale Teilnehmer:innen zugänglich. Wird von Lokalgruppe organisiert.

Aufgaben

  • Deadlines Festlegen
  • Eingeben ins Formular? Damit es auf der Homepage erscheint
    • Updates der Events für Website übernehmen
    • @ Anna Struth Gibt es mal der Öffentlichkeitsarbeit weiter
    • Thematisch aufteilen um zu zeigen, was fehlt. Überthemen aufteilen damit man sie für die Suche nutzen könnte
  • Rubriken Brainstormen, was man dabei haben will
  • Im meeting 4.3. nach must have Themen fragen und einsammeln
    • Jessica und Katrin brainstormen danach mal Ideen
    • Im Programmteam gemeinsam weiterdenken
    • Nach Runde 1. abchecken was fehlt und an Gruppen geben

Meilensteine:

Planung der Programmpunkte Runde 1 bis 20. März First come first saves

23. März Themenschwerpunkte aufteilen wir geben mal durch was es für Themen gibt, und was fehlt →

  1. April Kategorien einfügen

1 April Erste Veranstaltungen der Woche online

Planung der Programmpunkte Runde 2 bis 10 April 

Last order Programmpunkte Runde 3 Bis 25 April

Thematisch aufteilen


Regel für Programm

  1. Maximal 3 Events parallel
  2. Ein Livestream pro Uhrzeit

→ Sollte es sich bei der Runde 1 und 2 zeigen, dass es wahnsinnig viel mehr gibt, dann könnten wir nach justieren


Rubriken Brainstormen, was man dabei haben will

Falls Diskussionsrunden  → Akademisches Niveau


Meeting 04.02.2021

17:00 Uhr

Moderation

(Frage)

Protokoll


Anwesende

Anna Struth Annika Wandesleben Tamara Buehler Andreas Bauer Alina

Agenda

Wie werden Programmpunkte von den Initiativen eingereicht/eingetragen?

→ Wiki mit ConfiForms (AG Technik)


Hohe Priorität, dass wir das Datum bekommen!


Welche Infos sollten in die Maske:

→ Skill level/ Vorerfahrung falls es eine braucht

→ Sprache

→ Zeitpunkt 

→ Dauer

→ Anmeldung erforderlich

→ Event typ (Müssen definiert werden) (roter Stern)

→ Verantwortliche Person (roter Stern)

→ BaWü/ Lokal? (roter Stern)

→ Ideal TN Zahl? Maximale Teilnehmerzahl? So das es raum für Überbuchung gibt, falls Leute nicht kommen

→ Beschreibungstext (lang/ kurz)

→ Welche Fragen werden adressiert?

→ Bild (1-2) anmerkung opensource oder mit eigenen Bildrechten, Lizenz, Quelle

→ Titel (Zeichen länge nicht die Veranstaltungsart im Titel!) (roter Stern)

→ Referent*in/ Partnerorganisation

→ Organisierende Initiative

→ Livestream youtube

→ Livestream Instagram?

→ Aufzeichnung erwünscht?

→ Gibt es eine spezifische Erinnerungsmail?

→ Anmerkung

Zweisprachig? Also auch auf Englisch sausfüllbar


Refeerent*innen Zeit für Fragen einzuplanen. Absprache der Diskussionsdauer.

Anmeldungsbestätigung: Schon raum ort etc drin

Erinnerungsmail: Sag ab falls, du nicht kannst


Falls Diskussionsrunden  → Akademisches Niveau


Fragen in Zusammenhang mit Teilnehmeranzahl:

? Restplätze vergabe vielleicht auf Homepage

? Generell mehr Menschen zulassen als sich angemeldet haben

? Wie sagen Leute ab?



Meeting 18.01.2021

Teilnehmer

  • Katrin
  • Jessica
  • Annika Wandesleben
  • Yannick 
  • Tamara 
  • Alina

Erstes Brainstorming 

Input von Anna: 

  • Selbstverständnis unserer AG: Wofür seid ihr als Gruppe zuständig, welche Aufgaben und Probleme könnten euch erwarten? Was wollt ihr machen? Was fällt unter "Programmkoordination"? 
  • Übersicht des Programms: Wie bleibt das Programm bei z.Bd. 100 Veranstaltungen übersichtlich? → In welchen Kategorien könnte man z.B. arbeiten? (Public Climate School: Programmpunkte sind in Fächer eingeteilt) → Oder z.B. Aufteilung in kleine und große Veranstaltungen? 
  • Format - digital/in Präsenz: Wird alles digital stattfinden (wie in 2020) oder wären auch Programmpunkte mit kleinen Gruppen möglich? Halten wir das für möglich? Zum Vergleich: In 2020 fand alles digital statt, das Angebot gilt für alle teilnehmenden Hochschulen → Könnte es dieses Jahr auch z.B. geschlossene Veranstaltungen geben für einzelne Hochschulen? 
  • Programmanmeldung & -findung: Wie läuft die Programmanmeldung: Anmeldemaske, Deadlines (letztes Jahr gab es zwei Deadlines, eine für Nachzügler)? Übersicht zu Zeiten und vorhandenen Kategorien bereitstellen? → Zusammenarbeit mit AG für Öffentlichkeitsarbeit; Börse, die Hochschul-übergreifend ist? Dann könnte jmd. etwas anbieten und Helfer o.ä. suchen
  • Zusammenarbeit mit anderen Gruppen: v.a. mit der AG Planung Groß-Events wahrscheinlich
  • Programmpunkte: Wollen/können wir Hilfestellung oder Tipps geben bzgl. möglichen Programmpunkten? Z.b.: Was könnten gute Formate sein, die trotz Corona möglich sind? Wie werden Programmpunkte aufgenommen? (letztes Jahr gab 
  • Planung: Wie soll unsere Planung organisiert werden? Letztes Jahr gab es z.B. einen Zeitplan, in den man Veranstaltungen eintragen konnte und eine Tabelle im Wiki zum ausfüllen (diese wurde aber bei 50 Veranstaltungen schon unübersichtlich) 
  • Offene Fragen: Welche Fragen haben wir noch, wo benötigen wir Hilfestellung oder Tipps?

Ergänzende Hinweise von David:


Brainstorming: 

Wie wir uns selbst sehen / unser Selbstverständnis

  • Organisation des Programms, das heißt Zeitfenster, Anmeldung, zeitliche Aufteilung & Struktur etc. der Programmpunkte 
  • es soll nicht zu viel parallel stattfinden und man sollte nach Möglichkeit mehrere Veranstaltungen besuchen können

Überlegungen:

  • Letztes Jahr: Findung der Programmpunkte durch großen Aufruf über Landes ASTen-Konferenz, also über Studierende
  • Profs anschreiben wegen Veranstaltungen? Zeitlicher Rahmen muss dafür erst feststehen
  • Wo können sich die Leute melden, die eine Veranstaltung machen können / möchten: E-Mail Adresse erstellen? Auf einer Website eine Anmeldemaske erstellen? "Doodle" o.ä. Terminfindungsprogramme? 
  • Zeitpunkt koordinieren und festlegen: für jeden Tag Zeitdauer ansetzen (maximal 1h bzw. Stunden-Slots)
  • Unterscheiden zwischen z.B. Startvortrag → der Termin ist fest und Terminen, die verschiebbar sind (Vortragender sagt 3 Termine und wir koordinieren)
  • wenn an verschiedenen Zeitpunkten kann → wir buchen Termin
  • doodle-Umfrage / Excel / Outlook (Kalender-Tool) / Mail zu Vortragende nach außen und intern Kalender UND Programmliste (Übersicht darüber, was es alles gibt, es kann auch drin stehen "Zeipunkt noch nicht festgelegt")
  • bestimmte Zeiten für bestimmte Formen? z.B. morgens immer Webinar oder morgens immer Workshop? Struktur für Teilnehmende schaffen.
  • Mitnehmen für spätere Planung: Diskussionsrunden einbauen? Wann, wie lange, nach/bei welchem Format?


Programmpunkte (letztes Jahr)

  • Workshops (interaktiv): Seife herstellen, Kochen (Rhabarberchutney), Yoga → waren letztes Jahr relativ schnell voll evtl. mehr anbieten
  • es wurde viel über zoom gemacht und aufgenommen (zoom ist vermutlich nicht mehr so gewollt) / YouTube Live Stream


Fragen: 

  • Wer ist für die Programmfindung zuständig? Wie groß ist unser Part dabei? 
  • Wer trägt uns das Programm zu?
  • Wie viel ist wirklich in Präsenz geplant? Ist überhaupt etwas in Präsenz geplant?
  • Bis wann soll alles da sein (alle Programmpunkte)?
  • Weitere Ideen zu: Wie soll die Anmeldemaske aussehen? Eigene Website? Personen direkt anschreiben und per Mail machen?

→ Erste Rückmeldung: 

  • Anmeldemaske macht das Technik-Team möglich (Jan von Uni Stuttgart) 
  • Lokal werden Programmpunkte geplant, also wir sind nicht für „alles“ zuständig —> noch klären, welche Ansprechpartner bei den Lokalgruppen, was brauchen wir von denen, was machen wir dann eigentlich? (→ mit AG Koordination & Interne Kommunikation sprechen) 
  • Programmfindung von Einzelnen, also nicht von uns 

Next steps

  • Nächste Aufgabe: Vorstellung unserer Überlegungen (nur Wichtiges für alle Gruppen) am Donnerstag (21.01.21) beim großen Treffen 
  • Fragen klären 
  • Informieren, wie es letztes Mal lief (jeder für sich) 
  • nächstes Treffen: Donnerstag in einer Woche (28.01.)? → Umfrage in Telegrammgruppe schalten 


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