1: Headliner/ Keynote/ Leitgedanke/ Leit...: Oberthema ansprechen, Leit, Wird auf BaWü Ebene organisiert und festgelegt, Möglichst keine andern Veranstaltungen gleichzeitig. Events mit denen wir uns darstellen wollen
2. BaWü Events: Ist für alle aus BaWü zugänglich. Wird von Lokalgruppen organisiert.
3.: Lokale Events: Ist nur für lokale Teilnehmer:innen zugänglich. Wird von Lokalgruppe organisiert.
Aufgaben
Deadlines Festlegen
Eingeben ins Formular? Damit es auf der Homepage erscheint
Updates der Events für Website übernehmen
@ Anna Struth Gibt es mal der Öffentlichkeitsarbeit weiter
Thematisch aufteilen um zu zeigen, was fehlt. Überthemen aufteilen damit man sie für die Suche nutzen könnte
Rubriken Brainstormen, was man dabei haben will
Im meeting 4.3. nach must have Themen fragen und einsammeln
Jessica und Katrin brainstormen danach mal Ideen
Im Programmteam gemeinsam weiterdenken
Nach Runde 1. abchecken was fehlt und an Gruppen geben
Meilensteine:
Planung der Programmpunkte Runde 1 bis 20. März First come first saves
23. März Themenschwerpunkte aufteilen wir geben mal durch was es für Themen gibt, und was fehlt →
April Kategorien einfügen
1 April Erste Veranstaltungen der Woche online
Planung der Programmpunkte Runde 2 bis 10 April
Last order Programmpunkte Runde 3 Bis 25 April
Thematisch aufteilen
Regel für Programm
Maximal 3 Events parallel
Ein Livestream pro Uhrzeit
→ Sollte es sich bei der Runde 1 und 2 zeigen, dass es wahnsinnig viel mehr gibt, dann könnten wir nach justieren
Workshop um Ideen zu generieren was alles möglich wäre
Hohe Priorität, dass wir das Datum bekommen!
Welche Infos sollten in die Maske:
→ Skill level/ Vorerfahrung falls es eine braucht
→ Sprache
→ Zeitpunkt
→ Dauer
→ Anmeldung erforderlich
→ Event typ (Müssen definiert werden)
→ Verantwortliche Person
→ BaWü/ Lokal?
→ Ideal TN Zahl? Maximale Teilnehmerzahl? So das es raum für Überbuchung gibt, falls Leute nicht kommen
→ Beschreibungstext (lang/ kurz)
→ Welche Fragen werden adressiert?
→ Bild (1-2) anmerkung opensource oder mit eigenen Bildrechten, Lizenz, Quelle
→ Titel (Zeichen länge nicht die Veranstaltungsart im Titel!)
→ Referent*in/ Partnerorganisation
→ Organisierende Initiative
→ Livestream youtube
→ Livestream Instagram?
→ Aufzeichnung erwünscht?
→ Gibt es eine spezifische Erinnerungsmail?
→ Anmerkung
Zweisprachig? Also auch auf Englisch sausfüllbar
Refeerent*innen Zeit für Fragen einzuplanen. Absprache der Diskussionsdauer.
Anmeldungsbestätigung: Schon raum ort etc drin
Erinnerungsmail: Sag ab falls, du nicht kannst
Falls Diskussionsrunden → Akademisches Niveau
Fragen in Zusammenhang mit Teilnehmeranzahl:
? Restplätze vergabe vielleicht auf Homepage
? Generell mehr Menschen zulassen als sich angemeldet haben
? Wie sagen Leute ab?
Meeting 18.01.2021
Teilnehmer
Katrin
Jessica
Annika Wandesleben
Yannick
Tamara
Alina
Erstes Brainstorming
Input von Anna:
Selbstverständnis unserer AG: Wofür seid ihr als Gruppe zuständig, welche Aufgaben und Probleme könnten euch erwarten? Was wollt ihr machen? Was fällt unter "Programmkoordination"?
Übersicht des Programms: Wie bleibt das Programm bei z.Bd. 100 Veranstaltungen übersichtlich? → In welchen Kategorien könnte man z.B. arbeiten? (Public Climate School: Programmpunkte sind in Fächer eingeteilt) → Oder z.B. Aufteilung in kleine und große Veranstaltungen?
Format - digital/in Präsenz: Wird alles digital stattfinden (wie in 2020) oder wären auch Programmpunkte mit kleinen Gruppen möglich? Halten wir das für möglich? Zum Vergleich: In 2020 fand alles digital statt, das Angebot gilt für alle teilnehmenden Hochschulen → Könnte es dieses Jahr auch z.B. geschlossene Veranstaltungen geben für einzelne Hochschulen?
Programmanmeldung & -findung: Wie läuft die Programmanmeldung: Anmeldemaske, Deadlines (letztes Jahr gab es zwei Deadlines, eine für Nachzügler)? Übersicht zu Zeiten und vorhandenen Kategorien bereitstellen? → Zusammenarbeit mit AG für Öffentlichkeitsarbeit; Börse, die Hochschul-übergreifend ist? Dann könnte jmd. etwas anbieten und Helfer o.ä. suchen
Zusammenarbeit mit anderen Gruppen: v.a. mit der AG Planung Groß-Events wahrscheinlich
Programmpunkte: Wollen/können wir Hilfestellung oder Tipps geben bzgl. möglichen Programmpunkten? Z.b.: Was könnten gute Formate sein, die trotz Corona möglich sind? Wie werden Programmpunkte aufgenommen? (letztes Jahr gab
Planung: Wie soll unsere Planung organisiert werden? Letztes Jahr gab es z.B. einen Zeitplan, in den man Veranstaltungen eintragen konnte und eine Tabelle im Wiki zum ausfüllen (diese wurde aber bei 50 Veranstaltungen schon unübersichtlich)
Offene Fragen: Welche Fragen haben wir noch, wo benötigen wir Hilfestellung oder Tipps?
Wie wir uns selbst sehen / unser Selbstverständnis
Organisation des Programms, das heißt Zeitfenster, Anmeldung, zeitliche Aufteilung & Struktur etc. der Programmpunkte
es soll nicht zu viel parallel stattfinden und man sollte nach Möglichkeit mehrere Veranstaltungen besuchen können
Überlegungen:
Letztes Jahr: Findung der Programmpunkte durch großen Aufruf über Landes ASTen-Konferenz, also über Studierende
Profs anschreiben wegen Veranstaltungen? Zeitlicher Rahmen muss dafür erst feststehen
Wo können sich die Leute melden, die eine Veranstaltung machen können / möchten: E-Mail Adresse erstellen? Auf einer Website eine Anmeldemaske erstellen? "Doodle" o.ä. Terminfindungsprogramme?
Zeitpunkt koordinieren und festlegen: für jeden Tag Zeitdauer ansetzen (maximal 1h bzw. Stunden-Slots)
Unterscheiden zwischen z.B. Startvortrag → der Termin ist fest und Terminen, die verschiebbar sind (Vortragender sagt 3 Termine und wir koordinieren)
wenn an verschiedenen Zeitpunkten kann → wir buchen Termin
doodle-Umfrage / Excel / Outlook (Kalender-Tool) / Mail zu Vortragende nach außen und intern Kalender UND Programmliste (Übersicht darüber, was es alles gibt, es kann auch drin stehen "Zeipunkt noch nicht festgelegt")
bestimmte Zeiten für bestimmte Formen? z.B. morgens immer Webinar oder morgens immer Workshop? Struktur für Teilnehmende schaffen.
Mitnehmen für spätere Planung: Diskussionsrunden einbauen? Wann, wie lange, nach/bei welchem Format?
Programmpunkte (letztes Jahr)
Workshops (interaktiv): Seife herstellen, Kochen (Rhabarberchutney), Yoga → waren letztes Jahr relativ schnell voll evtl. mehr anbieten
es wurde viel über zoom gemacht und aufgenommen (zoom ist vermutlich nicht mehr so gewollt) / YouTube Live Stream
Fragen:
Wer ist für die Programmfindung zuständig? Wie groß ist unser Part dabei?
Wer trägt uns das Programm zu?
Wie viel ist wirklich in Präsenz geplant? Ist überhaupt etwas in Präsenz geplant?
Bis wann soll alles da sein (alle Programmpunkte)?
Weitere Ideen zu: Wie soll die Anmeldemaske aussehen? Eigene Website? Personen direkt anschreiben und per Mail machen?
→ Erste Rückmeldung:
Anmeldemaske macht das Technik-Team möglich (Jan von Uni Stuttgart)
Lokal werden Programmpunkte geplant, also wir sind nicht für „alles“ zuständig —> noch klären, welche Ansprechpartner bei den Lokalgruppen, was brauchen wir von denen, was machen wir dann eigentlich? (→ mit AG Koordination & Interne Kommunikation sprechen)
Programmfindung von Einzelnen, also nicht von uns
Next steps
Nächste Aufgabe: Vorstellung unserer Überlegungen (nur Wichtiges für alle Gruppen) am Donnerstag (21.01.21) beim großen Treffen
Fragen klären
Informieren, wie es letztes Mal lief (jeder für sich)
nächstes Treffen: Donnerstag in einer Woche (28.01.)? → Umfrage in Telegrammgruppe schalten
Andreas Bauer Unbekannter Benutzer (bsinger) David Kopp 