Inhalt

Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc.

Hier ein paar Hinweise, die bei der Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc. hilfreich sein können...

Ort

Nutzen von Räumlichkeiten an der Universität Stuttgart:

...

Die Freiflächen müssen über das Hörsaalmanagement reserviert werden. Formular zur Anmeldung eines Infostands kann hier heruntergeladen werden (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar).

Materialien

Veranstaltungsmaterialen wie z.B. Tische, Stühle, Stellwände etc. können beim Eventservice vom Dezernat VI ausgeliehen werden. Diese müssen jedoch rechtzeitig reserviert werden!
Das entsprechende Formular kann auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar)

...

• stuvus Geschäftsstelle
  • stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen oder mehrere Glühweinkocher ausleihen
  • es gibt mehrere Glühweinkocher, jedoch sind diese saisonal bedingt zur kalten Jahreszeit sehr beliebt, so dass diese rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden sollten

Finanzierung

Kann ich Gelder von stuvus beantragen? 

...

• Start the Change! (EU Förderungsprogramm) - Kooperation mit KATE Stuttgart
• Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg - Förderung beispielhafter Projekte für eine Bildung für nachhaltige Entwicklung
• 

Werbung

Welche Kanäle können für Werbung bzw. die Verbreitung von Informationen ggf. genutzt werden?

...

• Klebeband / Tesa:
  • Im Innenbereich und in der Stadtmitte nur Tesa
  • Ansonsten ist Gaffa-Tape ok (kann bei stuvus-Aktivitäten bei der Geschäftsstelle ausgeliehen werden)
• Anmeldung des Plakats ist davor unbedingt erforderlich (unterscheidet sich zwischen Vaihingen vs. Stadtmitte erheblich)
  • Campus Vaihingen:
    • Genehmigung erfolgt beim Zentralen Service im EG des Pfaffenwaldring 55
    • Plakatieren an vielen Flächen erlaubt (vor allem unbemalte Wände, jedoch keine Glasscheiben und keine Wände mit Verzierungen)
  • Campus Stadtmitte:
    • Genehmigung erfolgt beim Hausservice in der Keplerstraße 11
    • Plakatieren nur an sehr wenigen offiziell erlaubten Flächen möglich
• Mögliche Flächen Campus Vaihingen:
  • Außenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): Säulengänge von PWR 53 bis PWR 59, Durchgang zwischen PWR 47 und PWR 9

  • Innenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): PWR 47, PWR 55 und PWR 57 (nicht an den farbigen Säulen), PWR 7 und PWR 9 und im EG des PWR 5c

  • Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:

    • Fachgruppen

    • Institute

    • Wohnheime

    • ÖZ

    • IZ

    • Eingang der Universitätsbibliothek

• Mögliche Flächen Campus Stadtmitte:
  • Universitätsbibliothek (UB): Eingang (ohne Genehmigung möglich)

  • Unterführung zwischen UB und Mensa auf den Beton (ohne Genehmigung möglich, kann jedoch jederzeit abgerissen werden)

  • Dreh-Plakatwände im EG Keplerstraße 11 und EG und UG Keplerstraße 17 (nur mit Tesa und erst nach Genehmigung mit Stempel beim Hausservice)

  • Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:

    • Fachgruppen (u.a. K1, Etage 6, K2 Etagen 2 und 8)

    • Institute (auch in der Breitscheidstraße 2, Azenbergstraße, Herdweg)

    • Café Faust

    • K1 und K2 Plakatwände in den höheren Etagen (4., 6., 8., 9. Etage)

Datenschutz

DSGVO: Was muss bzgl. Bildern bei einer Veranstaltung beachten? (Kurzzusammenfassung von David Kopp)

• Rechtliche Einordnung: Der Veranstalter hat ein "berechtigtes Interesse" (DSGVO Art 6. Abs. 1 lit. f) daran, Bilder zu machen und diese zu Marketingzwecken zu veröffentlichen. Darauf können wir uns berufen, müssen jedoch ein paar Dinge beachten.
• Bei der Anfertigung von Bildern muss allen darauf zu sehenden Personen bewusst sein, dass dieses Bild von ... veröffentlicht wird. Deshalb sollte am besten direkt am Anfang der Veranstaltung darauf hingewiesen werden.
• Es benötigt keine schriftliche Zustimmung, es genügt wenn die Personen posieren (z. B. aktiv in die Kamera lächeln). Damit haben die Personen der Aufnahme implizit zugestimmt.
• Bei Minderjährigen ist es erforderlich, dass die Einwilligung von den Erziehungsberechtigten erteilt wird.
• Gruppengröße spielt keine Rolle. Es geht nur darum, dass die einzelnen Personen von der Aufnahme wissen und über den Zweck informiert wurden.

Nach einer Veranstaltung

Was sollte nach einer Veranstaltung noch gemacht werden?

• Wenn mehrere Leute an der Orga beteiligt waren → Nachtreffen
• Dokumentieren der Erfahrungen und des Feedbacks

...

Hilfreiches zur Projektorganisiation

Neben den von stuvus bereitgestellten IT-Diensten ist besonders die plattform n zu nennen, die vom Verein netzwerk n kostenlos bereitgestellt wird und einige hilfreiche Tools beinhaltet. 

stuvus-IT Dienste

stuvus bietet einige IT-Dienste an, die als Teil von stuvus oder als anerkannte Hochschulgruppe genutzt werden können. Hierzu gehören u.a.:

...

Um einen Überblick zu bekommen und den Einstieg zu erleichtern, eignet sich der Artikel "Erste Schritte für die Benutzung der stuvus-IT":
https://wiki.stuvus.uni-stuttgart.de/x/EgBtAQ

plattform n

Die "plattform n" ist eine Website vom netzwerk n, mit der gemeinsam in (nachhaltigen) Gruppen sowie an Projekten gearbeitet, vernetzt und Wissen geteilt werden kann.

...

• Nachhaltigkeitsinitiativen im Raum Stuttgart
• regio n | Baden-Württemberg

Umfrage-Tools

Neben dem bekannten Doodle, gibt es auch datenschutzfreundlichere Alternativen:

...