Hier wird Wissen festgehalten, wie Veranstaltungen, Infoständen etc. am besten und einfachsten organisiert werden können sowie ein paar Tipps zur Projektorganisation gegeben.


 

Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc.

Hier ein paar Hinweise, die bei der Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc. hilfreich sein können...

Räume und Freiflächen

Nutzen von Räumlichkeiten an der Universität Stuttgart:

Für die Verwaltung von Hörsälen, Seminarräumen sowie der Foyers an der Universität Stuttgart ist das Hörsaalmanagement vom Dezernat VI zuständig. Alle Informationen zur Reservierung lassen sich auf der Website vom Hörsaalmanagement finden. Es ist ratsam einen Raum frühzeitig anzufragen, wenn möglich mindestens einen Monat davor.

Für die Nutzung von Lehrräumen durch anerkannte Hochschulgruppen gibt es Regeln, die im folgenden Dokument festgehalten sind:
RiLi Raumbuchung HSGen_Neufassung_191017_2.pdf

Sowie hier für Infostände und Flyer-Verteilungen innerhalb der Flächen der Universität Stuttgart:
RiLi Promo HSGen_191010_2.pdf

Die benötigten Formulare zur Anmeldung können auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN)

Ein Verzeichnis über die zentral verwalteten Hörsäle wird vom Hörsaalmanagement bereitgestellt und kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:
www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/dokumente/tabelle-hoersaele.pdf

Ob Räumlichkeiten zur gewünschten Zeit bereit stehen und welche Räumlichkeiten genügend Sitzplätze bzw. Fläche bieten, kann über die Suchfunktion innerhalb von C@MPUS nachgeschaut werden:
C@MPUS Suche Räume → Gebäudebereich auswählen → Suchen → gewünschter Raum auswählen → Terminkalender


Selbst nachzuschauen erleichtert die Raumsuche, ist jedoch kein muss. Die Hörsaalbelegung kann auch Empfehlungen geben. Am besten per E-Mail anschreiben. Bei komplizierten Anfragen kann auch versucht werden, bei der Hörsaalbelegung anzurufen oder im Pfaffenwaldring 59, Raum 0/012 vorbeizugehen.

Weitere mögliche Räumlichkeiten:

Nutzen von Freiflächen:

Auf dem Uni-Campus Vaihingen existieren 8 Freiflächen (um die S-Bahn-Haltestelle herum) und auf dem Uni-Campus Stadtmitte 4 Freiflächen zwischen KI und KII:

Die Freiflächen müssen über das Hörsaalmanagement reserviert werden. Formular zur Anmeldung eines Infostands kann hier heruntergeladen werden (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN).

Darf auf dem Campus gegrillt werden?

→ Nur mit Genehmigung. Es existiert eine Grillvereinbarung mit Plänen, genehmigungsberechtigten Personen und einem Antragsformular. Diese Dokumente lassen sich im ILIAS-Bereich der stuvus unter Rechtliches und Grillvereinbarung herunterladen.

Materialien

Veranstaltungsmaterialen wie z.B. Tische, Stühle, Stellwände etc. können beim Eventservice vom Dezernat VI ausgeliehen werden. Diese müssen jedoch rechtzeitig reserviert werden!
Das entsprechende Formular kann auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN)

Die E-Mail-Adresse vom Eventservice lautet: eventservice@verwaltung.uni-stuttgart.de

Multimedia-Geräte wie z.B. zusätzliche Mikrofone in den Hörsälen werden vom Multimediateam Stadtmitte bzw. Vaihingen bereitgestellt und müssen rechtzeitig davor per E-Mail angefragt werden. Alle Informationen lassen sich auf folgender Webseite nachlesen:
www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/gebaeudemanagement/#id-570fa18a-head1

Moderationskoffer?

Flipchart?

Beamer?

Gläser? / Becher? etc.

Glühweinkocher?

Finanzierung

Kann ich Gelder von stuvus beantragen? 

Wie können Gelder bei stuvus beantragt werden?

Wo gibt es Fördermöglichkeiten für Projekte?

Teilnehmer*innen

Die Teilnehmendenanzahl ist begrenzt, wie kann eine vorherige Anmeldung ermöglicht werden?

Referent*innen

Können externe Referent*innen über stuvus bezahlt werden?

Werbung

Welche Kanäle können für Werbung bzw. die Verbreitung von Informationen ggf. genutzt werden?

Kann bei der Erstellung von Flyern / Plakaten Unterstützung von stuvus bekommen?

→ Wenn es sich um eine stuvus-Veranstaltung handelt oder eine Kooperation besteht (bspw. mit dem Referat Nachhaltigkeit), ja!

Wo kann ich Flyer / Plakate drucken?

Was ist beim Flyern in den Mensen zu beachten?

Was ist beim Plakatieren an Uni Stuttgart zu beachten? (Quelle stuvus Vorstand: How-to Flyer und Plakate

Datenschutz

DSGVO: Was muss bzgl. Bildern bei einer Veranstaltung beachten? (Kurzzusammenfassung von David Kopp)

Nach einer Veranstaltung

Was sollte nach einer Veranstaltung noch gemacht werden?

Generelle Tipps

Planung rechtzeitig beginnen!

Einfach machen!



Hilfreiches zur Projektorganisation

Neben den von stuvus bereitgestellten IT-Diensten ist besonders die plattform n zu nennen, die vom Verein netzwerk n kostenlos bereitgestellt wird und einige hilfreiche Tools beinhaltet. 

stuvus-IT Dienste

stuvus bietet einige IT-Dienste an, die als Teil von stuvus oder als anerkannte Hochschulgruppe genutzt werden können. Hierzu gehören u.a.:

Informationen zu allen stuvus IT-Diensten sind im öffentlichen Wiki Knowledge Base IT beschrieben.

Um einen Überblick zu bekommen und den Einstieg zu erleichtern, eignet sich der Artikel "Erste Schritte für die Benutzung der stuvus-IT":
https://wiki.stuvus.uni-stuttgart.de/x/EgBtAQ

plattform n

Die "plattform n" ist eine Website vom netzwerk n, mit der gemeinsam in (nachhaltigen) Gruppen sowie an Projekten gearbeitet, vernetzt und Wissen geteilt werden kann.

Es beinhaltet u.a. folgende Funktionen:

Es wird besonderen Wert auf Open Source, Green IT, Gemeinnützigkeit, Datenschutz und Privatsphäre gelegt.

Wer nutzt die plattform n?

An der Uni Stuttgart wird die plattform n u.a. von den Hochschulgruppen Greening (plattform-n.org/group/stuttgart-greening/) und CBS (plattform-n.org/group/stuttgart-crossing-borders/) genutzt.

Darüber hinaus existieren auf der plattform n "Gruppen", die zur Vernetzung dienen (Anmeldung erforderlich):

Für das Green Office ist insbesondere die Gruppe Green Office & Nachhaltigkeitsbüros Deutschland relevant.

Umfrage-Tools

Neben dem bekannten Doodle, gibt es auch datenschutzfreundlichere Alternativen: