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Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc.
Hier ein paar Hinweise, die bei der Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc. hilfreich sein können...
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Räume und Freiflächen
Nutzen von Räumlichkeiten an der Universität Stuttgart:
Für die Verwaltung von Hörsälen, Seminarräumen sowie der Foyers an der Universität Stuttgart ist das Hörsaalmanagement vom Dezernat VI zuständig. Alle Informationen zur Reservierung lassen sich auf der Website vom Hörsaalmanagement finden. Es ist ratsam einen Raum frühzeitig anzufragen, wenn möglich mindestens einen Monat davor.
Für die Nutzung von Lehrräumen durch anerkannte Hochschulgruppen gibt es Regeln, die im folgenden Dokument festgehalten sind:
RiLi Raumbuchung HSGen_Neufassung_191017_2.pdf
Sowie hier für Infostände und Flyer-Verteilungen innerhalb der Flächen der Universität Stuttgart:
RiLi Promo HSGen_191010_2.pdf
Die benötigten Formulare zur Anmeldung können auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN)
Ein Verzeichnis über die zentral verwalteten Hörsäle wird vom Hörsaalmanagement bereitgestellt und kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:
https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/dokumente/tabelle-hoersaele.pdf
Ob Räumlichkeiten zur gewünschten Zeit bereit stehen und welche Räumlichkeiten genügend Sitzplätze bzw. Fläche bieten, kann über die Suchfunktion innerhalb von C@MPUS nachgeschaut werden:
C@MPUS Suche Räume → Gebäudebereich auswählen → Suchen → gewünschter Raum auswählen → Terminkalender
Selbst nachzuschauen erleichtert die Raumsuche, ist jedoch kein muss. Die Hörsaalbelegung kann auch Empfehlungen geben. Am besten per E-Mail anschreiben. Bei komplizierten Anfragen kann auch versucht werden, bei der Hörsaalbelegung anzurufen oder im Pfaffenwaldring 59, Raum 0/012 vorbeizugehen.
Weitere mögliche Räumlichkeiten:
- stuvus Räumlichkeiten (beim Referat Nachhaltigkeit oder beim stuvus Vorstand anfragen):
- HdS Konferenzraum (Campus Vaihingen, Pfaffenwaldring 5c, 4. OG)
- Nili (Campus Vaihingen)
- Universum (Campus Vaihingen)
- Zentrales Fachschaftenbüro (ZFB, Campus Stadtmitte)
- Weitere Besprechungs- und Tagungsräume im HdS können ggf. beim stuvus Vorstand angefragt werden (nicht öffentliches Wiki)
- Ökumenisches Zentrum
- Website: https://oekumenisches-zentrum.de/
- Anfrage bei Astrid Junge: junge@oekumenisches-zentrum.de
- Mailingliste: listserv.uni-stuttgart.de/mailman/listinfo/oez
- frei[raum]
- Website: https://frei-raum.info/
- Anfrage bei der Caféleitung (Alex und Berthold): cafeleitung@frei-raum.info
- Café Faust (Stadtmitte)
- Website: cafefaust.de/page/contact
- Bibliothek Stadtmitte - Veranstaltungsraum
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Auf dem Uni-Campus Vaihingen existieren 8 Freiflächen (um die S-Bahn-Haltestelle herum) und auf dem Uni-Campus Stadtmitte 4 Freiflächen zwischen KI und KII:
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Die Freiflächen müssen über das Hörsaalmanagement reserviert werden. Formular zur Anmeldung eines Infostands kann hier heruntergeladen werden (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN).
Darf auf dem Campus gegrillt werden?
→ Nur mit Genehmigung. Es existiert eine Grillvereinbarung mit Plänen, genehmigungsberechtigten Personen und einem Antragsformular. Diese Dokumente lassen sich im ILIAS-Bereich der stuvus unter Rechtliches und Grillvereinbarung herunterladen.
Materialien
Veranstaltungsmaterialen wie z.B. Tische, Stühle, Stellwände etc. können beim Eventservice vom Dezernat VI ausgeliehen werden. Diese müssen jedoch rechtzeitig reserviert werden!
Das entsprechende Formular kann auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN)
Die E-Mail-Adresse vom Eventservice lautet: eventservice@verwaltung.uni-stuttgart.de
Multimedia-Geräte wie z.B. zusätzliche Mikrofone in den Hörsälen werden vom Multimediateam Stadtmitte bzw. Vaihingen bereitgestellt und müssen rechtzeitig davor per E-Mail angefragt werden. Alle Informationen lassen sich auf folgender Webseite nachlesen:
https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/gebaeudemanagement/#id-570fa18a-head1
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- stuvus Geschäftsstelle
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen Beamer ausleihen
- da es nur einen Beamer gibt, sollte rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden
Gläser? / Becher? etc.
- stuvus Geschäftsstelle
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können Gläser / Becher und dergleichen ausleihen
Glühweinkocher?
- stuvus Geschäftsstelle
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen oder mehrere Glühweinkocher ausleihen
- es gibt mehrere Glühweinkocher, jedoch sind diese saisonal bedingt zur kalten Jahreszeit sehr beliebt, so dass diese rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden sollten
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Wie können Gelder bei stuvus beantragt werden?
- Auf der stuvus-Website im Downloadbereich gibt es Leitfäden, die alle wichtigen Informationen enthalten und an die man sich halten muss
- Grundsätzlich: Ausgaben müssen angemeldet werden, bevor diese getätigt werden, die Abrechnung geschieht danach:
- Anmeldung von allgemeinen Ausgaben (stuvus-Account wird benötigt)
- Abrechnung (stuvus-Account wird benötigt)
- Es kann nur so viel Geld ausgegeben werden, wie zuvor beantragt wurde (→ lieber etwas mehr beantragen)
- Bei Fragen am besten an die Geschäftsstelle von stuvus wenden oder an den/die Finanzreferent*in (finanzreferent@stuvus.uni-stuttgart.de)
Wo gibt es Fördermöglichkeiten für Projekte?
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- Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg - Förderung beispielhafter Projekte für eine Bildung für nachhaltige EntwicklungLUBW Baden-Württemberg Förderungen
- RENN SÜD
- Mindchangers SEZ
Teilnehmer*innen
Die Teilnehmendenanzahl ist begrenzt, wie kann eine vorherige Anmeldung ermöglicht werden?
- Bei stuvus-Veranstaltungen kann auf der stuvus-Website ein entsprechendes Formular eingebaut werden → Referat Öffentlichkeitsarbeit anschreiben
- Bei nicht-stuvus-Veranstaltungen kann ggf. ein Formular auf der eigenen Website eingebaut werden oder alternativ ein externer Dienst genutzt werden
- Sonstige Hinweise:
- Die angemeldeten Teilnehmenden sollten auf jeden Fall nochmal kurz vor der Veranstaltung kontaktiert werden, um sie daran zu erinnern und letzte Details mitzuteilen
- Bei kleinen Veranstaltungen kann es auch sinnvoll sein, die Handynummer des Organisators / der Organisatorin den Teilnehmenden bereitzustellen.
Referent*innen
Können externe Referent*innen über stuvus bezahlt werden?
- Wenn es sich um eine stuvus Veranstaltung handelt, prinzipiell ja. Dies sollte jedoch vorab mit dem stuvus Vorstand abgestimmt werden
- Anfallende Kosten können über eine Rechnung von stuvus bezahlt werden
- Allerdings können keine Geschenke wie z.B. Fresskörbe von stuvus finanziert werden
Werbung
Welche Kanäle können für Werbung bzw. die Verbreitung von Informationen ggf. genutzt werden?
- Universität
- Hochschulkommunikation (wichtig um, auch Mitarbeitende zu erreichen, wöchentlicher Newsletter)
- Formular ausfüllen: https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/oeffentlichkeitsarbeit/formular-oeffentlichkeitsarbeit/
- E-Mail schreiben: hkom@uni-stuttgart.de
- Facebook: Universität Stuttgart (es genügt, einfach eine PN in Facebook zu schreiben)
- Instagram: @unistuttgart
- Hochschulkommunikation (wichtig um, auch Mitarbeitende zu erreichen, wöchentlicher Newsletter)
- stuvus
- Interne E-Mail-Verteiler (alle sind moderiert):
- stuvus-all@lists.stuvus.uni-stuttgart.de (alle Leute, die einen stuvus-Account haben)
- stuvus-fgen-alle@lists.stuvus.uni-stuttgart.de (Kontaktadressen aller Fachgruppen)
- stuvus-fgen-stadtmitte-alle@lists.stuvus.uni-stuttgart.de (Kontaktadressen aller Stadtmitte-Fachgruppen)
- stuvus-fgen-vaihingen-alle@lists.stuvus.uni-stuttgart.de (Kontaktadressen aller Vaihingen-Fachgruppen)
- stuvus-hsgen-alle@stuvus.uni-stuttgart.de (Kontaktadressen aller anerkannten Hochschulgruppen)
- vorstand@stuvus.uni-stuttgart.de (alle Beisitzer*innen, VV, Präsident und Referent*innen und ihre Stellvertreter*innen)
- E-Mail-Newsletter: "stuvus-Newsletter"
- existiert seit Juli 2019, erscheint monatlich
- Gedacht für alle interessierten Studierenden (auch diejenigen ohne stuvus Account)
- → Referat Öffentlichkeitsarbeit anschreiben
- Facebook: stuvus
- Instagram: @stuvus.unistuttgart
- und stuvus-Newsletter → Kommunikation und Wissensmanagement#stuvus-intern
- Facebook: stuvus
- Instagram: @stuvus.unistuttgart
- Website (stuvus.de)
- Aufnahme im Event-Kalender (→Referat für Veranstaltungen anschreiben)
- ggf. eigene Unterseite (siehe
- z.B. Nachhaltigkeitstage: stuvus.de/nachhaltigkeitstage-2019, →Referat für Öffentlichkeitsarbeit anschreiben)
- Interne E-Mail-Verteiler (alle sind moderiert):
- Hochschulgruppen
- E-Mail-Verteiler
- Social Media: Facebook, Instagram, Twitter etc.
- ggf. eigene Webseite
- Blogs
- studi-story.de
- eigenständiges Blog, welches vom Studierendenwerk Stuttgart initiiert wurde und geleitet wird
- Themenvielfalt sehr groß: Wissenswertes zum Studienort, Neues aus dem Studierendenwerk, Hochschulinitiativen, Veranstaltungstipps und vieles mehr
- usus.uni-stuttgart.de
- Studierendenblog der Universität Stuttgart: "von Studierenden – für Studierende"
- Bei Interesse siehe https://www.usus.uni-stuttgart.de/mitmachen/
- studi-story.de
- Analog
- Plakate auf den Uni-Campi (Infos siehe unten)
- Flyer in den Mensen (Infos siehe unten)
- "Campus Falke"
(Zeitung von stuvus (AK →´AK Zeitung) → siehe https://stuvus.uni-stuttgart.de/arbeitskreise/zeitung-campus-falke/
Kann bei der Erstellung von Flyern / Plakaten Unterstützung von stuvus bekommen?
→ Wenn es sich um eine stuvus-Veranstaltung handelt oder eine Kooperation besteht (bspw. mit dem Referat Nachhaltigkeit), ja!
- Geld kann von stuvus beantragt werden
- rechtzeitig, vor der Bestellung!
- stuvus-Logo muss mit abgedruckt werden (stuvus Corporate Design beachten)
- Für das Design von Plakaten und Flyern kann die Design-Hiwine angefragt werden
Wo kann ich Flyer / Plakate drucken?
- Sollen bunte bzw. hochwertige Flyer / Plakate gedruckt werden, kommen unterschiedliche Druckereien infrage:
- Sehr nachhaltig, jedoch teuer: https: //diegrasdruckerei.de/
- Nachhaltig, Preis mittel: https: //www.dieumweltdruckerei.de/
- Druck in Stuttgart (DIN A6 - DIN A0 möglich): https://www.kopierzentrum-stuttgart.de/
- Günstiger Preis:https://www. / https://www.
- (Standard-Druckerei von stuvus)
- flyeralarm.com
- Schwarz/weiß Flyer können kostenlos in der stuvus Geschäftsstelle gedruckt werden
- Hochschulgruppen haben pro Semester ein Kontingent von 1000 Blättern (schwarz-weiß)
- Öffnungszeiten beachten: https://stuvus.uni-stuttgart.de/kontakt/
- Im Büro im HdS befindet sich auch eine Papier Schneidemaschine (A3, manuell), alternativ gibt es auch eine im S-Kopierlädle
- Veranstaltung von bzw. mit stuvus?
- Druck kann direkt über die stuvus Geschäftsstelle abgewickelt werden
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Was ist beim Plakatieren an Uni Stuttgart zu beachten? (Quelle stuvus Vorstand: How-to Flyer und Plakate)
- Klebeband / Tesa:
- Im Innenbereich und in der Stadtmitte nur Tesa
- Ansonsten ist Gaffa-Tape ok (kann bei stuvus-Aktivitäten bei der Geschäftsstelle ausgeliehen werden)
- Anmeldung des Plakats ist davor unbedingt erforderlich (unterscheidet sich zwischen Vaihingen vs. Stadtmitte erheblich)
- Campus Vaihingen:
- Genehmigung erfolgt beim Zentralen Service im EG des Pfaffenwaldring 55
- Plakatieren an vielen Flächen erlaubt (vor allem unbemalte Wände, jedoch keine Glasscheiben und keine Wände mit Verzierungen)
- Campus Stadtmitte:
- Genehmigung erfolgt beim Hausservice in der Keplerstraße 11
- Plakatieren nur an sehr wenigen offiziell erlaubten Flächen möglich
- Campus Vaihingen:
- Mögliche Flächen Campus Vaihingen:
- Außenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): Säulengänge von PWR 53 bis PWR 59, Durchgang zwischen PWR 47 und PWR 9
Innenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): PWR 47, PWR 55 und PWR 57 (nicht an den farbigen Säulen), PWR 7 und PWR 9 und im EG des PWR 5c
Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:
Fachgruppen
Institute
Wohnheime
ÖZ
IZ
Eingang der Universitätsbibliothek
- Mögliche Flächen Campus Stadtmitte:
- Universitätsbibliothek (UB): Eingang (ohne Genehmigung möglich)
Unterführung zwischen UB und Mensa auf den Beton (ohne Genehmigung möglich, kann jedoch jederzeit abgerissen werden)
Dreh-Plakatwände im EG Keplerstraße 11 und EG und UG Keplerstraße 17 (nur mit Tesa und erst nach Genehmigung mit Stempel beim Hausservice)
- Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:
Fachgruppen (u.a. K1, Etage 6, K2 Etagen 2 und 8)
Institute (auch in der Breitscheidstraße 2, Azenbergstraße, Herdweg)
Café Faust
- K1 und K2 Plakatwände in den höheren Etagen (4., 6., 8., 9. Etage)
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- Wenn mehrere Leute an der Orga beteiligt waren → Nachtreffen
- Dokumentieren der Erfahrungen und des Feedbacks
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Generelle Tipps
Planung rechtzeitig beginnen!
- Unistellen brauchen Zeit
- Bei Finanzanträgen können Fragen auftauchen, die geklärt werden müssen
- Der Druck von Plakaten und Flyern dauert je nach Druckerei zwischen zwei Tagen und zwei Wochen (ggf. umweltfreundlicher)
- Plakate sollten ca. 2 Wochen davor aufgehängt werden
Einfach machen!
- Wir alle lernen stetig dazu. Am besten dadurch, indem wir Fehler machen
- Für uns alle gab es ein erstes Mal
- Nur durch Handeln, kann etwas bewegt werden. Nur Reden bringt nichts.
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Hilfreiches zur Projektorganisation
Neben den von stuvus bereitgestellten IT-Diensten ist besonders die plattform n zu nennen, die vom Verein netzwerk n kostenlos bereitgestellt wird und einige hilfreiche Tools beinhaltet.
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- E-Mail-Verteiler (Sympa)
- Wiki (Confluence)
- Online-Speicherplatz (Nextcloud)
- Chat Client (MattermostMatrix)
- Voice Chat (Mumble)
- Videokonferenzen (Jitsi)
- Website (Wordpress)
- etc.
Informationen zu allen stuvus IT-Diensten sind im öffentlichen Wiki Knowledge Base IT beschrieben.
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Die "plattform n" ist eine Website vom netzwerk n, mit der gemeinsam in (nachhaltigen) Gruppen sowie an Projekten gearbeitet, vernetzt und Wissen geteilt werden kann.
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Darüber hinaus existieren auf der plattform n "Gruppen", die zur Vernetzung dienen (Anmeldung erforderlich):
Für das Green Office ist insbesondere die Gruppe Green Office & Nachhaltigkeitsbüros Deutschland relevant.
Umfrage-Tools
Neben dem bekannten Doodle, gibt es auch datenschutzfreundlichere Alternativen:
- stuvus Umfragen: noodle.stuvus.de
- nuudel: nuudel.digitalcourage.de
- Dudle: https://dudle.inf.tu-dresden.de/
- DFNTerminplaner: https://terminplaner4.dfn.de/