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Hier wird Wissen festgehalten, wie Veranstaltungen, Infoständen etc. am besten und einfachsten organisiert werden können sowie ein paar Tipps zur Projektorganisation gegeben.

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Inhalt
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Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc.

Hier ein paar Hinweise, die bei der Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc. hilfreich sein können...

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Räume und Freiflächen

Nutzen von Räumlichkeiten an der Universität Stuttgart:

Für die Verwaltung von Hörsälen, Seminarräumen sowie der Foyers an der Universität Stuttgart ist das Hörsaalmanagement vom Dezernat VI zuständig. Alle Informationen zur Reservierung lassen sich auf der Website vom Hörsaalmanagement finden. Es ist ratsam einen Raum frühzeitig anzufragen, wenn möglich mindestens einen Monat davor.

Für die Nutzung von Lehrräumen durch anerkannte Hochschulgruppen gibt es Regeln, die im folgenden Dokument festgehalten sind:
RiLi Raumbuchung HSGen_Neufassung_191017_2.pdf

Sowie hier für Infostände und Flyer-Verteilungen innerhalb der Flächen der Universität Stuttgart:
RiLi Promo HSGen_191010_2.pdf

Die benötigten Formulare zur Anmeldung können auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN)

Ein Verzeichnis über die zentral verwalteten Hörsäle wird vom Hörsaalmanagement bereitgestellt und kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:
https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/dokumente/tabelle-hoersaele.pdf

Ob Räumlichkeiten zur gewünschten Zeit bereit stehen und welche Räumlichkeiten genügend Sitzplätze bzw. Fläche bieten, kann über die Suchfunktion innerhalb von C@MPUS nachgeschaut werden:
C@MPUS Suche Räume → Gebäudebereich auswählen → Suchen → gewünschter Raum auswählen → Terminkalender


Selbst nachzuschauen erleichtert die Raumsuche, ist jedoch kein muss. Die Hörsaalbelegung kann auch Empfehlungen geben. Am besten per E-Mail anschreiben. Bei komplizierten Anfragen kann auch versucht werden, bei der Hörsaalbelegung anzurufen oder im Pfaffenwaldring 59, Raum 0/012 vorbeizugehen.

Weitere mögliche Räumlichkeiten:

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View file
nameStellflächen Promo - Gesamtübersicht.pdf
pageWie aktiv werden? Nachhaltigkeitsengagement an der Uni Stuttgart
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Die Freiflächen müssen über das Hörsaalmanagement reserviert werden. Formular zur Anmeldung eines Infostands kann hier heruntergeladen werden (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN).

Darf auf dem Campus gegrillt werden?

→ Nur mit Genehmigung. Es existiert eine Grillvereinbarung mit Plänen, genehmigungsberechtigten Personen und einem Antragsformular. Diese Dokumente lassen sich im ILIAS-Bereich der stuvus unter Rechtliches und Grillvereinbarung herunterladen.

Materialien

Veranstaltungsmaterialen wie z.B. Tische, Stühle, Stellwände etc. können beim Eventservice vom Dezernat VI ausgeliehen werden. Diese müssen jedoch rechtzeitig reserviert werden!
Das entsprechende Formular kann auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar bzw. per VPN)

Die E-Mail-Adresse vom Eventservice lautet: eventservice@verwaltung.uni-stuttgart.de

Multimedia-Geräte wie z.B. zusätzliche Mikrofone in den Hörsälen werden vom Multimediateam Stadtmitte bzw. Vaihingen bereitgestellt und müssen rechtzeitig davor per E-Mail angefragt werden. Alle Informationen lassen sich auf folgender Webseite nachlesen:
https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/gebaeudemanagement/#id-570fa18a-head1

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  • stuvus Geschäftsstelle
    • stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen Beamer ausleihen
    • da es nur einen Beamer gibt, sollte rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden

Gläser? / Becher? etc.

Glühweinkocher?

  • stuvus Geschäftsstelle
    • stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen oder mehrere Glühweinkocher ausleihen
    • es gibt mehrere Glühweinkocher, jedoch sind diese saisonal bedingt zur kalten Jahreszeit sehr beliebt, so dass diese rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden sollten

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Wie können Gelder bei stuvus beantragt werden?

Wo gibt es Fördermöglichkeiten für Projekte?

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Teilnehmer*innen

Die Teilnehmendenanzahl ist begrenzt, wie kann eine vorherige Anmeldung ermöglicht werden?

  • Bei stuvus-Veranstaltungen kann auf der stuvus-Website ein entsprechendes Formular eingebaut werden → Referat Öffentlichkeitsarbeit anschreiben
  • Bei nicht-stuvus-Veranstaltungen kann ggf. ein Formular auf der eigenen Website eingebaut werden oder alternativ ein externer Dienst genutzt werden
  • Sonstige Hinweise:
    • Die angemeldeten Teilnehmenden sollten auf jeden Fall nochmal kurz vor der Veranstaltung kontaktiert werden, um sie daran zu erinnern und letzte Details mitzuteilen
    • Bei kleinen Veranstaltungen kann es auch sinnvoll sein, die Handynummer des Organisators / der Organisatorin den Teilnehmenden bereitzustellen.

Referent*innen

Können externe Referent*innen über stuvus bezahlt werden?

  • Wenn es sich um eine stuvus Veranstaltung handelt, prinzipiell ja. Dies sollte jedoch vorab mit dem stuvus Vorstand abgestimmt werden
  • Anfallende Kosten können über eine Rechnung von stuvus bezahlt werden
  • Allerdings können keine Geschenke wie z.B. Fresskörbe von stuvus finanziert werden(Frage)

Werbung

Welche Kanäle können für Werbung bzw. die Verbreitung von Informationen ggf. genutzt werden?

Kann bei der Erstellung von Flyern / Plakaten Unterstützung von stuvus bekommen?

→ Wenn es sich um eine stuvus-Veranstaltung handelt oder eine Kooperation besteht (bspw. mit dem Referat Nachhaltigkeit), ja!

  • Geld kann von stuvus beantragt werden
    • rechtzeitig, vor der Bestellung!
    • stuvus-Logo muss mit abgedruckt werden (stuvus Corporate Design beachten)
  • Für das Design von Plakaten und Flyern kann die Design-Hiwine angefragt werden

Wo kann ich Flyer / Plakate drucken?

  • Sollen bunte bzw. hochwertige Flyer / Plakate gedruckt werden, kommen unterschiedliche Druckereien infrage:
  • Schwarz/weiß Flyer können kostenlos in der stuvus Geschäftsstelle gedruckt werden
    • Hochschulgruppen haben pro Semester ein Kontingent von 1000 Blättern (schwarz-weiß)
    • Öffnungszeiten beachten: https://stuvus.uni-stuttgart.de/kontakt/
    • Im Büro im HdS befindet sich auch eine Papier Schneidemaschine (A3, manuell), alternativ gibt es auch eine im S-Kopierlädle
  • Veranstaltung von bzw. mit stuvus?
    • Druck kann direkt über die stuvus Geschäftsstelle abgewickelt werden

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Was ist beim Plakatieren an Uni Stuttgart zu beachten? (Quelle stuvus Vorstand: How-to Flyer und Plakate) 

  • Klebeband / Tesa:
    • Im Innenbereich und in der Stadtmitte nur Tesa
    • Ansonsten ist Gaffa-Tape ok (kann bei stuvus-Aktivitäten bei der Geschäftsstelle ausgeliehen werden)
  • Anmeldung des Plakats ist davor unbedingt erforderlich (unterscheidet sich zwischen Vaihingen vs. Stadtmitte erheblich)
    • Campus Vaihingen:
      • Genehmigung erfolgt beim Zentralen Service im EG des Pfaffenwaldring 55
      • Plakatieren an vielen Flächen erlaubt (vor allem unbemalte Wände, jedoch keine Glasscheiben und keine Wände mit Verzierungen)
    • Campus Stadtmitte:
      • Genehmigung erfolgt beim Hausservice in der Keplerstraße 11
      • Plakatieren nur an sehr wenigen offiziell erlaubten Flächen möglich
  • Mögliche Flächen Campus Vaihingen:
    • Außenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): Säulengänge von PWR 53 bis PWR 59, Durchgang zwischen PWR 47 und PWR 9

    • Innenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): PWR 47, PWR 55 und PWR 57 (nicht an den farbigen Säulen), PWR 7 und PWR 9 und im EG des PWR 5c

    • Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:

      • Fachgruppen

      • Institute

      • Wohnheime

      • ÖZ

      • IZ

      • Eingang der Universitätsbibliothek

  • Mögliche Flächen Campus Stadtmitte:
    • Universitätsbibliothek (UB): Eingang (ohne Genehmigung möglich)

    • Unterführung zwischen UB und Mensa auf den Beton (ohne Genehmigung möglich, kann jedoch jederzeit abgerissen werden)

    • Dreh-Plakatwände im EG Keplerstraße 11 und EG und UG Keplerstraße 17 (nur mit Tesa und erst nach Genehmigung mit Stempel beim Hausservice)

    • Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:

      • Fachgruppen (u.a. K1, Etage 6, K2 Etagen 2 und 8)

      • Institute (auch in der Breitscheidstraße 2, Azenbergstraße, Herdweg)

      • Café Faust

      • K1 und K2 Plakatwände in den höheren Etagen (4., 6., 8., 9. Etage)

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  • Wenn mehrere Leute an der Orga beteiligt waren → Nachtreffen
  • Dokumentieren der Erfahrungen und des Feedbacks

Generelle Tipps

Planung rechtzeitig beginnen!

  • Unistellen brauchen Zeit
  • Bei Finanzanträgen können Fragen auftauchen, die geklärt werden müssen
  • Der Druck von Plakaten und Flyern dauert je nach Druckerei zwischen zwei Tagen und zwei Wochen (ggf. umweltfreundlicher)
  • Plakate sollten ca. 2 Wochen davor aufgehängt werden

Einfach machen!

  • Wir alle lernen stetig dazu. Am besten dadurch, indem wir Fehler machen
  • Für uns alle gab es ein erstes Mal
  • Nur durch Handeln, kann etwas bewegt werden. Nur Reden bringt nichts.


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Hilfreiches zur

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Projektorganisation

Neben den von stuvus bereitgestellten IT-Diensten ist besonders die plattform n zu nennen, die vom Verein netzwerk n kostenlos bereitgestellt wird und einige hilfreiche Tools beinhaltet. 

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  • E-Mail-Verteiler (Sympa)
  • Wiki (Confluence)
  • Online-Speicherplatz (Nextcloud)
  • Chat Client (MattermostMatrix)
  • Voice Chat (Mumble)
  • Videokonferenzen (Jitsi)
  • Website (Wordpress)
  • etc.

Informationen zu allen stuvus IT-Diensten sind im öffentlichen Wiki Knowledge Base IT beschrieben.

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Die "plattform n" ist eine Website vom netzwerk n, mit der gemeinsam in (nachhaltigen) Gruppen sowie an Projekten gearbeitet, vernetzt und Wissen geteilt werden kann.

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Darüber hinaus existieren auf der plattform n "Gruppen", die zur Vernetzung dienen (Anmeldung erforderlich):

Für das Green Office ist insbesondere die Gruppe Green Office & Nachhaltigkeitsbüros Deutschland relevant.

Umfrage-Tools

Neben dem bekannten Doodle, gibt es auch datenschutzfreundlichere Alternativen: