Wie werden digitale Events im Rahmen der NWB 2021 durchgeführt? Dieses How-to dient dazu, diese Frage zu beantworten.

Das How-to richtet sich insbesondere an Moderator*innen und Personen aus dem Orga-Team, die bei den Events den technischen Support übernehmen werden. Für externe Referent*innen wird es einen optionalen Technik-Check geben.

WIP

Dieses How-to befindet sich aktuell noch in Arbeit...

Offene To-dos:

Aufgabenbericht

Das sieht gut aus! Keine unvollständigen Aufgaben.

Briefing Orgateam

Es wird ein Briefing in Form eines Online-Meetings geben, in dem dieses How-to vorgestellt wird und Fragen beantwortet werden.

Wann das Briefing stattfinden wird, ist noch nicht festgelegt.

David Kopp Termin für Briefing "How-to Digitale Events" festlegen

Info für Referent*in

Für die externen Referent*innen wird es einen optionalen Technik-Check geben. Ein Anschreiben für die Referent*innen mit Info zur digitalen Umsetzung, Platzhaltern für zwei Technick-Check-Terminen und Videokonferenz-Link, ist in unserer Nextcloud hier zu finden: https://nextcloud.stuvus.uni-stuttgart.de/f/7028246

David Kopp Termine für Technik-Check mit externen Referent*innen festlegen

Fragen, Anregungen, Änderungswünsche

Dieses How-to wurde von der AG Technik erstellt. Setze dich gerne mit der AG Technik in Verbindung, wenn du Fragen, Anregungen oder Änderungswünsche hast.

Telegram-Gruppe "NWB AG Technik": https://t.me/joinchat/R-QEOPcDnL9bfS7a

Gerne kann auch die Kommentarfunktion auf dieser Wiki-Seite genutzt werden. Für das Hinzufügen eines Inline-Kommentars wähle die betroffene Textstelle aus, warte 2 Sekunden und klick dann auf die erscheinende Sprechblase.

Übersicht:

Digitale Events aus Sicht der Teilnehmenden

Dieser Abschnitt geht kurz darauf ein, welche Informationen die Teilnehmenden über die Umsetzung der digitalen Events haben... Die Teilnehmenden kennen dieses Wiki i.d.R. nicht und müssen dieses auch nicht kennen!

Hilfeseite

Es gibt eine separate Hilfeseite, welche insbesondere für die Teilnehmenden gedacht ist und die eingesetzten Tools erklärt:

https://help.hochschule-n-bw.de/

Teilnahme an Events

Was gibt es für Varianten zur Teilnahme?

Präsenz / Hybrid: Es gibt ein paar wenige Veranstaltungen, die in Präsenz / in Hybrid stattfinden.
Videokonferenz: Die meisten Veranstaltungen finden online als Videokonferenz mit BigBlueButton statt.
YouTube:
- Zusätzlich: Bei manchen Veranstaltungen gibt es zusätzlich zur Videokonferenz noch einen YouTube-Livestream. Die Teilnehmenden können selbst entscheiden, ob sie lieber direkt in der Videokonferenz teilnehmen möchten (bessere Interaktionsmöglichkeiten) oder per YouTube Livestream der Veranstaltung folgen möchten.
- Exklusiv: Es gibt außerdem Events, die ausschließlich über einen YouTube-Livestream konsumiert werden können.

Wie kommen Teilnehmende an die Zugangslinks?

Veranstaltung ohne Anmeldung → öffentlich:
Link zur Teilnahme (BigBlueButton / YouTube) ist öffentlich zugänglich und steht auf der jeweiligen Veranstaltungsseite auf unserer Website und bei Facebook.
Veranstaltung mit optionaler Anmeldung → öffentlich:
Es gibt Veranstaltungen, bei denen eine Voranmeldung optional ist → Link zur Teilnahme ist ebenfalls öffentlich und wird nach Anmeldung zusätzlich auch per E-Mail verschickt.
Veranstaltung mit verpflichtender Anmeldung → nicht öffentlich:
Bei einigen Veranstaltungen ist eine Voranmeldung notwendig → Link zur Teilnahme (BigBlueButton) wird nach Anmeldung auf der Webseite der Veranstaltung angezeigt und per E-Mail verschickt (Link ist nicht öffentlich einsehbar).

Warum sieht der Zugangslink so komisch aus?

Wir haben eigene Links erstellt, die zur eigentlichen BigBlueButton-Videokonferenz weiterleiten werden.
Beispiel Link zur Auftaktveranstaltung:

David Kopp YouTube-Livestream ggf. ersetzen durch hacc-Livestream oder so ähnlich

Digitale Tools

Welche digitalen Tools kommen bei den NWB 2021 zum Einsatz?

Übersicht

Name	Zweck	Hilfe für Teilnehmende	How-to für Orga
BigBlueButton	Videokonferenzen	https://help.hochschule-n-bw.de/bbb/	How-to Digitale Events (diese Wiki-Seite) → Abschnitt BigBlueButton
YouTube	Livestreams	-	How-to Livestream
Virtuelle Welt	Plattform für Socialing und bestimmte Events	https://help.hochschule-n-bw.de/virtuelle-welt/	-
	Echtzeit-Umfragen	-	How-to Echtzeit-Umfrage
Etherpad	Kollaborative Textbearbeitung	-	How-to Digitale Events (diese Wiki-Seite) → Abschnitt Etherpad
Confluence (Wiki)	Eigene Vorbereitung / Textbearbeitung mit mehr Funktionen als bei Etherpad		How-to Digitale Events (diese Wiki-Seite) → Abschnitt Confluence
Nextcloud	Bereitstellung von Dateien / Einsammeln von Dateien	-	How-to Digitale Events (diese Wiki-Seite) → Abschnitt Nextcloud

Bei Problemen oder Fragen bitte beim Support melden!

BigBlueButton

BigBlueButton (kurz BBB) ist ein Open-Source-Webkonferenzsystem, welches wir für die allermeisten digitalen Programmpunkte nutzen werden.

Allgemeines zur Bedienung: https://help.hochschule-n-bw.de/bbb/

Erstellung von Breakout-Räume: Anleitung der Lehrer*innenfortbildung BW

Raum zum Testen:

BBB-Konferenzraum zum Testen bereitstellen

Links:

Liste an eigenen Links bereitstellen, die zu den Videokonferenzen weiterleiten werden

Folgende Liste ist nur für das interne Orgateam einsehbar und eignet sich nicht, mit externen zu teilen: Linksammlung für Veranstaltungen 2021

Berechtigungen:

Rolle	Rechte	Wer hat die Rolle zu Beginn?	Anzahl an Personen pro Konferenz
Zuschauer*in	kann Textnachrichten senden und lesen Audio und Video senden und empfangen an Abstimmungen teilnehmen Emoji zeigen (wie z.B. die erhobene Hand als Zeichen für Wortmeldung) kann an Sitzungen in anderen Räumen teilnehmen	alle	unbegrenzt
Präsentator*in	hat die Hoheit über den Präsentationsbereich kann Präsentationen hochladen kann das Whiteboard benutzen kann die Mehrbenutzer-Funktion für das Whiteboard an- und ausschalten kann ein Video zeigen (von YouTube, Vimeo, etc.) kann den eigenen Bildschirm mit allen teilen kann eine Umfrage starten	Erster beitretender Raum-Moderator*in	1
Moderator*in	kann alles, was eine Zuschauerin kann, und außerdem: kann andere Teilnehmerinnen stumm schalten oder ausschließen ist zu Beginn einer Sitzung auch Präsentatorin kann die Präsentator*innen-Rolle vergeben und sie wieder selbst einnehmen	Raum-Moderator*innen	unbegrenzt (i.d.R. 1-3)

Darüber hinaus gibt es noch Raum-Moderator*innen, die Admin-Rechte auf dem BBB-Server haben und neue Räume erstellen können. Sie werden beim Beitritt zu einer Konferenz automatisch zu Moderator*innen.

YouTube

siehe How-to Livestream

Virtuelle Welt

How-to gibt es keines. Eine Einführung kann allerdings gerne im direkten Gespräch gegeben werden → bei Unbekannter Benutzer (bsinger) melden

Echtzeit-Umfrage

siehe How-to Echtzeit-Umfrage

Kollaborative Textbearbeitung

Etherpad

Etherpad ist ein webbasierter Texteditor zur kollaborativen Bearbeitung von Texten. Mit Etherpad können mehrere Personen gleichzeitig ein Textdokument bearbeiten, wobei alle Änderungen sofort bei allen Teilnehmer*innen sichtbar werden.

Link: https://pad.stura.uni-heidelberg.de/ (bereitgestellt vom StuRa der Uni Heidelberg)

Benutzung:

Beliebigen Namen eingeben (Präfix "NWB2021" sinnvoll), Beispiel: NWB2021 Technik-Support
ggf. Struktur vorbereiten
Link teilen

Mögliche Anwendungsfälle:

Notizen zur Vorbereitung
Gemeinschaftliches Arbeiten an einem Text
Anfertigung eines Protokolls
Möglichkeit für Teilnehmende, Notizen anzufertigen (hilfreich z.B. bei der Verwendung von Breakout-Räumen)

Vorteile im Vergleich zu Confluence (Wiki):

einfach, intuitiv (es gibt keine zwei getrennte Modi für Schreiben und Anzeigen)

schnell, skaliert gut (auch mit einigen Dutzend Personen noch problemlos verwendbar)

Visualisierung, was von wem geschrieben wurde anhand von Farben (lässt sich auch ausblenden)

privater Link, der nicht öffentlich einsehbar ist, lässt sich erstellen

Confluence

Confluence ist eine kommerzielle Wiki-Software, die wir hier zur Organisation der NWB nutzen. Diese Confluence-Instanz wird von der stuvus-IT selbst betrieben.

Link: https://wiki.stuvus.uni-stuttgart.de/x/BQB-Bw (Unterseite "Space für Programmpunkte")

Benutzung:

Wiki-Seite Space für Programmpunkte öffnen
Unterseite anlegen → Button "Erstellen" → Seite mit dem Datum und dem Namen des jeweiligen Programmpunkts benennen (z.B. 2021-05-12 Nachhaltigkeit in Rechenzentren)

Mögliche Anwendungsfälle:

Notizen zur Vorbereitung
Gemeinschaftliches Arbeiten an einem Text
Anfertigung eines Protokolls
Bereitstellung von Texten, Dateien, Bildern innerhalb einer Wiki-Seite

Vorteile im Vergleich zu Etherpad:

mehr Funktionen

Persistierung hier im Wiki (relevant falls die Infos nicht verloren gehen sollen)

Versionshistorie

Rollenverteilung

Im Folgenden werden die Rollen, die es für die Durchführung von digitalen NWB-Events gibt, erklärt und auf die Rollen von BBB gemappt.

Rolle	Aufgaben	Rolle in BigBlueButton
Referent*in	Webinar / Vortrag: Referiert über ein Thema (i.d.R. mit eigenen Folien) Workshop: ggf. gleiche Person wie Moderator*in	Präsentator*in
Moderation	Vor der Veranstaltung: Vorbereitung Einführung in die Veranstaltung und Vorstellung der Referentinnen vorbereiten ggf. vorab ein paar Fragen für Q&A-Session sammeln siehe Abschnitt Checkliste zur Vorbereitung ... Während der Veranstaltung: Moderation kümmert sich um die Einführung und den Abschluss behält den Chat im Auge und notiert sich Fragen führt ggf. in ein externes Tool für Echtzeit-Umfragen ein moderiert die Q&A-Session und ggf. Diskussionen bedankt sich bei Referentinnen ... Weitere Hinweise: Kommunikationsregeln sollten am Anfang geklärt / erklärt werden Sprachliche Beteiligung mit Kamerabild macht es persönlicher, sollte bei Webinaren i.d.R. jedoch erst am Ende in einer Q&A-Session erfolgen → Moderation ist dafür verantwortlich zu entscheiden, wann eine Person spricht Chat vs. direkte sprachliche Kommunikation Chat ist asynchron → Fragen können gesammelt werden Chat kann außerdem hilfreich sein, ein Handheben zu simulieren: x = Meldung → möchte mündlich etwas sagen, Frage stellen Ggf. können weitere Symbole genutzt werden, bspw. ein + für das Signalisieren von Zustimmung Protokoll: Je nach Format, kann das Erstellen eines Protokolls sinnvoll sein	Moderator*in
Technik-Support	Während sich die Moderation um das Inhaltliche kümmert, ist der Technik-Support für das Technische zuständig: Andere Personen als Moderator*in benennen + ggf. Präsentationsrechte weitergeben Kümmert sich während des Meetings um den Warteraum (falls aktiviert) Achtet darauf, dass die Teilnehmenden je nach Veranstaltung entweder alle stummgeschalten sind, einzelne oder alle Personen sprechen können Kümmert sich um die Einrichtung benötigter Funktionalitäten wie Breakout-Räumen, Umfragen, etc. Gibt technische Unterstützung bei auftretenden Problemen / Fragen Bei kleinen Veranstaltungen (z.B. Workshops) kann die Rolle auch von der Moderation übernommen werden	Moderator*in
Stream Angel	kümmert sich um den Stream zu YouTube, falls für die jeweilige Veranstaltung relevant genaue Beschreibung siehe How-to Livestream	Zuschauer*in

Wer übernimmt die Rollen Technik-Support und Stream Angel?

Wir von der AG Technik sind darauf angewiesen, dass sich genügend Personen als Technik-Support und Stream Angels zur Verfügung stellen.

Du hast Lust, eine der Rollen bei einzelnen Events zu übernehmen? Super! Es wird demnächst eine Tabelle geben, in der du dich eintragen kannst

David Kopp Tabelle anlegen für Einteilung der Rollen (Technik-Support / Stream Angel)

Um die Rolle "Technik-Support" übernehmen zu können, ist es sinnvoll, am Briefing "How-to Digitale Events" teilzunehmen. Für die Rolle "Stream Angel" wird es ein eigenes Briefing geben.

Wer übernimmt die Rolle der Moderation?

Wer die Rolle der Moderation übernimmt, hängt von der jeweiligen Veranstaltung ab. Wir gehen davon aus, dass die verantwortliche Person des Programmpunkts sich darum kümmert und die entsprechende(n) Person(en) ca. 15 min. vor Beginn des Events der Videokonferenz beitreten.

Checkliste zur Vorbereitung

Die folgende Liste an Fragen soll dabei helfen, frühzeitig alle für den jeweiligen Programmpunkt relevanten Vorbereitungen zu treffen...

Wird die Veranstaltung aufgezeichnet und soll im Nachhinein angeschaut werden können?

Dann benötigen wir eine Einverständniserklärung der Referent*in: https://nextcloud.stuvus.uni-stuttgart.de/s/8Kx3rWS46ACPCeF

Bitte lasse die Einverständnisverklärung von der jeweiligen Person ausfüllen und unterschreiben und schicke die vollständig ausgefüllte Erklärung per Mail an andreas.bauer@lastuve-bawue.de

Wird ein Tool zur Echtzeit-Umfrage benötigt?

Bereite die Umfrage im Vorfeld vor. Siehe hierfür How-to Echtzeit-Umfrage.

Wird ein Tool für kollaborative Textbearbeitung benötigt?

Bereite ein Pad oder eine Wiki-Seite im Vorfeld vor (je nachdem, was dir lieber ist). Siehe hierfür Abschnitt Etherpad und Abschnitt Confluence.

Soll an die Teilnehmenden eine oder mehrere Dateien bereitgestellt werden?

Hierfür kannst du den hierfür vorgesehenen öffentlichen Nextcloud-Ordner nutzen → Abschnitt Nextcloud

Sollen die Teilnehmenden während oder nach dem Programmpunkt Dateien (bspw. Bilder) bereitstellen?