Dieses How-to befasst sich generell damit, wie digitale Events im Rahmen der NWB 2021 durchgeführt werden.

Das How-to richtet sich insbesondere an Moderator*innen und Personen aus dem Orga-Team, die bei den Events den technischen Support übernehmen werden. Für externe Referent*innen wird es einen optionalen Technik-Check geben.

Briefing Orgateam

Es wird ein Briefing in Form eines Online-Meetings geben, in dem dieses How-to vorgestellt wird und Fragen beantwortet werden können.

Wann das Briefing stattfinden wird, ist noch nicht festgelegt.

Termin für Briefing "How-to Digitale Events" festlegen

Info für Referent*in

Für die externen Referent*innen wird es einen optionalen Technik-Check geben. Ein Anschreiben für die Referent*innen mit Info zur digitalen Umsetzung, Platzhaltern für zwei Tech-Check-Termine und Videokonferenz-Link, ist hier zu finden:
https://nextcloud.stuvus.uni-stuttgart.de/f/7028246

Termine für Technik-Check mit externen Referent*innen festlegen

WIP

Dieses How-to befindet sich aktuell noch in Arbeit...

Agenda

Allgemeines

Fast alle Veranstaltungen finden per BigBlueButton statt, nur per Zoom (Wunsch der Referent*innen). Des weiteren wird es rund YouTube-Livestream geben, die parallel zur Videokonferenz stattfinden.

Hilfe für die Teilnehmenden

→ https://help.hochschule-n-bw.de/

Teilnahme an Events

Was gibt es für Varianten zur Teilnahme?

Präsenz / Hybrid: Es gibt ein paar wenige Veranstaltungen, die in Präsenz / in Hybrid stattfinden.
Videokonferenz: Die meisten Veranstaltungen finden online als Videokonferenz mit BigBlueButton statt.
YouTube:
- Zusätzlich: Bei rund Veranstaltungen gibt es zusätzlich zur Videokonferenz noch einen YouTube-Livestream → Die Teilnehmenden können selbst entscheiden, ob sie lieber direkt in der Videokonferenz teilnehmen möchten (bessere Interaktionsmöglichkeiten) oder per YouTube Livestream der Veranstaltung folgen möchten.
- Exklusiv: Bei rund Veranstaltungen gibt es ausschließlich einen YouTube-Livestream → Die Teilnehmenden können nur über den YouTube-Livestream bei der Veranstaltung mit dabei sein.

Wie kommen Teilnehmende an die Zugangslinks?

Veranstaltung ohne Anmeldung → öffentlich:
Link zur Teilnahme (BigBlueButton / YouTube) ist öffentlich zugänglich und steht auf der jeweiligen Veranstaltungsseite auf unserer Website und bei Facebook.
Veranstaltung mit optionaler Anmeldung → öffentlich:
Es gibt Veranstaltungen, bei denen eine Voranmeldung optional ist → Link zur Teilnahme ist ebenfalls öffentlich und wird nach Anmeldung zusätzlich auch per E-Mail verschickt.
Veranstaltung mit verpflichtender Anmeldung → nicht öffentlich:
Bei Veranstaltungen ist eine Voranmeldung notwendig → Link zur Teilnahme (BigBlueButton) wird nach Anmeldung auf der Webseite der Veranstaltung angezeigt und per E-Mail verschickt (Link ist nicht öffentlich einsehbar).

Warum sieht der Zugangslink so komisch aus?

Wir haben eigene Links erstellt, die zur eigentlichen BigBlueButton-Videokonferenz weiterleiten werden.
Beispiel Link zur Auftaktveranstaltung:

Rollenverteilung

Es gibt verschiedene Rollen, die zur Durchführung einer Veranstaltung relevant sind. Zunächst werden ein paar technische Rollen definiert, anschließend werden diese Rollen den relevanten NWB-Rollen zugeordnet.

Technische Rollen

BigBlueButton

In BigBlueButton gibt es innerhalb einer Konferenz drei Rollen, die hier zunächst erklärt werden sollen:

Rolle	Rechte	Wer hat die Rolle zu Beginn?	Anzahl an Personen pro Konferenz
Zuschauer*in	kann Textnachrichten senden und lesen Audio und Video senden und empfangen an Abstimmungen teilnehmen Emoji zeigen (wie z.B. die erhobene Hand als Zeichen für Wortmeldung) kann an Sitzungen in anderen Räumen teilnehmen	alle	unbegrenzt
Präsentator*in	hat die Hoheit über den Präsentationsbereich kann Präsentationen hochladen kann das Whiteboard benutzen kann die Mehrbenutzer-Funktion für das Whiteboard an- und ausschalten kann ein Video zeigen (von YouTube, Vimeo, etc.) kann den eigenen Bildschirm mit allen teilen kann eine Umfrage starten	Erster beitretender Raum-Moderator*in	1
Moderator*in	kann alles, was eine Zuschauerin kann, und außerdem: kann andere Teilnehmerinnen stumm schalten oder ausschließen ist zu Beginn einer Sitzung auch Präsentatorin kann die Präsentator*innen-Rolle vergeben und sie wieder selbst einnehmen	Raum-Moderator*innen	unbegrenzt (i.d.R. 1-3)

Darüber hinaus gibt es noch Raum-Moderator*innen, die Admin-Rechte auf dem BBB-Server haben und neue Räume erstellen können. Sie werden beim Beitritt zu einer Konferenz automatisch zu Moderator*innen.

YouTube

In YouTube gibt es Administrator*innen, die neue Livestreams anlegen können. Als "Stream Angel" (verantwortliche Person für den Livestream) ist es sinnvoll, entsprechende Admin-Rechte zu haben.

Weitere Informationen: How-to Livestream

Echtzeit-Umfrage

Wir nutzen für Echtzeit-Umfragen.

Weitere Informationen: How-to Echtzeit-Umfrage

NWB-Rollen

Im Folgenden werden die Rollen, die es für die Durchführung von digitalen NWB-Events gibt, erklärt und auf die technischen Rollen von BBB / YouTube gemappt.

Rolle	Aufgaben	Rolle in BigBlueButton
Referent*in	Webinar / Vortrag: Referiert über ein Thema (i.d.R. mit eigenen Folien) Workshop: ggf. gleiche Person wie Moderator*in	Präsentator*in
Moderation	Bereitet die Veranstaltung vor Einführung in die Veranstaltung und Vorstellung der Referentinnen vorbereiten ggf. Echtzeit-Umfrage vorbereiten (siehe How-to Echtzeit-Umfrage) ggf. vorab eigene Fragen für Q&A-Session sammeln ... Moderiert die Veranstaltung kümmert sich um die Einführung und den Abschluss behält den Chat im Auge und notiert sich Fragen führt ggf. in ein externes Tool für Echtzeit-Umfragen ein moderiert die Q&A-Session und ggf. Diskussionen bedankt sich bei Referentinnen ... Kommunikationsregeln sollten am Anfang geklärt / erklärt werden Sprachliche Beteiligung mit Kamerabild macht es persönlicher, sollte bei Webinaren i.d.R. jedoch erst am Ende in einer Q&A-Session erfolgen → Moderation ist dafür verantwortlich zu entscheiden, wann eine Person spricht Chat vs. direkte sprachliche Kommunikation Chat ist asynchron → Fragen können gesammelt werden Chat kann außerdem hilfreich sein, ein Handheben zu simulieren: x = Meldung → möchte mündlich etwas sagen, Frage stellen Ggf. können weitere Symbole genutzt werden, bspw. ein + für das Signalisieren von Zustimmung Protokoll: Je nach Format, kann das Erstellen eines Protokolls sinnvoll sein	Moderator*in
Technik-Support	Während sich die Moderation um das Inhaltliche kümmert, ist der Technik-Support für das Technische zuständig: Andere Personen als Moderator*in benennen + ggf. Präsentationsrechte weitergeben Kümmert sich während des Meetings um den Warteraum (falls aktiviert) Achtet darauf, dass die Teilnehmenden je nach Veranstaltung entweder alle stummgeschalten sind, einzelne oder alle Personen sprechen können Kümmert sich um die Einrichtung benötigter Funktionalitäten wie Breakout Sessions, Umfragen, etc. Gibt technische Unterstützung bei auftretenden Problemen / Fragen Bei kleinen Veranstaltungen (z.B. Workshops) kann die Rolle auch von der Moderation übernommen werden	Moderator*in
Stream Angel	kümmert sich um den Stream zu YouTube, falls für die jeweilige Veranstaltung relevant genaue Beschreibung siehe How-to Livestream	Zuschauer*in

Wer übernimmt die Rollen Technik-Support und Stream Angel?

Wir von der AG Technik sind darauf angewiesen, dass sich genügend Personen als Technik-Support und Stream Angels zur Verfügung stellen.

Du hast Lust, eine der Rollen bei einzelnen Events zu übernehmen? Super! Es wird demnächst eine Tabelle geben, in der du dich eintragen kannst

David Kopp Tabelle anlegen für Einteilung der Rollen (Technik-Support / Stream Angel)

Um die Rolle "Technik-Support" übernehmen zu können, ist es sinnvoll, am Briefing "How-to Digitale Events" teilzunehmen. Für die Rolle "Stream Angel" wird es ein eigenes Briefing geben.

Wer übernimmt die Rolle der Moderation?

Wer die Rolle der Moderation übernimmt, hängt von der jeweiligen Veranstaltung ab. Wir gehen davon aus, dass die verantwortliche Person des Programmpunkts sich darum kümmert und die entsprechende(n) Person(en) ca. 15 min. vor Beginn des Events der Videokonferenz beitreten.

BigBlueButton

Allgemeine Hilfeseite: https://help.hochschule-n-bw.de/bbb/

Konferenz zum Testen:

BBB-Konferenz zum Testen bereitstellen

Wie Breakout-Räume anlegen?

→https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/medienwerkstatt/dossiers/bbb/technik/03-konfdurchfuehren/03-1-breakout/

Virtuelle Welt

Allgemeine Hilfeseite: https://help.hochschule-n-bw.de/virtuelle-welt/

How-to für Moderator*innen: How-to Virtuelle Welt

Bereichsverknüpfungen

Seitenhierarchie

Agenda

Allgemeines

Hilfe für die Teilnehmenden

Teilnahme an Events

Rollenverteilung

Technische Rollen

BigBlueButton

YouTube

Echtzeit-Umfrage

NWB-Rollen

BigBlueButton

Virtuelle Welt