01.03.2021: Übergabe des offenen Briefes an die CIO der Universität Stuttgart (Frau Dr. Rehm)

• E-Mail: Übergabe des offenen Briefes ans Rektorat

• Zum Zeitpunkt der Überreichung gab es Unterzeichnungen von 16 Gruppen und 161 Einzelpersonen.

• Eine Unterzeichnung des offenen Briefes ist weiterhin möglich

05.03.2021: Informieren des Landesdatenschutzbeauftragen Herr Dr. Brink über den offenen Brief

• Der Landesdatenschutzbeauftragte in Baden-Württemberg wird darüber informiert, wie die aktuelle Situation an der Universität Stuttgart ist

16.03.2021: Gespräch mit dem Kanzler (Herr Gerken) und der CIO (Frau Dr. Rehm)

• Webex?
  Die Uni möchte weiterhin an Cisco Webex festhalten, der Vertrag mit Cisco soll entsprechend verlängert werden. Die Uni ist davon überzeugt, dass die Datenschutzprobleme, die sich aus rechtlicher Sicht ergeben, bald behoben sein werden. Ein fertiger AV-Vertrag liege nun endlich vor und werde aktuell überprüft.
• Transparenz?
  Die CIO verspricht, dass demnächst auf der Uni-Website transparent gemacht werden soll, welche persönlichen Daten bei der Verwendung von Webex gespeichert werden und was man ggf. dagegen tun kann.
• Selbsthosting?
  Zu teuer, kein Personal, keine Kapazitäten
• Zweites Videokonferenzsystem neben Webex?
  Die Uni denkt darüber nach eine zweite, zusätzliche Cloud-Lösung anzuschaffen. Für die Evaluation soll es eine Arbeitsgruppe geben, bei der auch je eine Person des Initiator*innenkreises des offenen Briefes und von stuvus mit dabei sein darf. Die Arbeitsgruppe soll außerdem klären, wann Webex eingesetzt werden soll und wann nicht.
• Hochschulübergreifende Lösung?
  Ist kurzfristig nicht realistisch. Langfristig (vielleicht ab WiSe 2022/23) denkbar, falls ein System von anderen bereitgestellt wird.

18.03.2021: Vernetzungstreffen zu Datenschutz an Hochschulen in BaWü

• Die Initiator*innen des offenen Briefes haben sich entschlossen, auch auf BaWü-Ebene aktiv zu werden und ein Vernetzungstreffen zu organisieren
• Am Vernetzungstreffen haben 19 Personen von verschiedenen Hochschulen teilgenommen: Uni Stuttgart, HS Mannheim, Uni Mannheim, Uni Heidelberg, RWU Ravensburg-Weingarten, Uni Ulm, HS Heilbronn, KIT Karlsruhe, HMDK Stuttgart, HS Esslingen
• Für die weitere Vernetzung gibt es nun einen Matrix-Raum.

24.03.2021: Positionierung vom Studierendenparlament der Universität Stuttgart

• Das Studierendenparlament der Uni Stuttgart hat den offenen Brief als Positionierung verabschiedet.
• Es gibt eine Ergänzung im Vergleich zum originalen offenen Brief:
  "Oberste Priorität hat dabei für uns aber, dass ein funktionsfähiges Tool bereitgestellt wird und ausgereifte Lösungen bestehen müssen, bevor bestehende Plattformen zugunsten einer nachhaltigeren und datenschutzkonformen Lösung geschlossen werden."

28.03.2021: Antrag "Stellungnahme zu Datenschutz an den Hochschulen in BaWü" wird bei der Landes-ASten-Konferenz behandelt und verabschiedet

• →Veröffentlichte Stellungnahme

23.04.2021: IFG-Anfrage bzgl. Antworten der Universität Stuttgart auf Fragen des Landesdatenschutzbeauftragten zu Online-Prüfungen

• Der Landesdatenschutzbeauftrage (LfDI) hat Ende Februar alle Hochschulen in Baden-Württemberg um die Beantwortung einiger Fragen im Zusammenhang mit Online-Prüfungen gebeten. Da hier die Persönlichkeitsrechte von Studierenden betroffen sind, haben wir uns im Rahmen des Gesprächs am 16.03.2021 nach den Antworten der Universität erkundigt. Diese wurden uns verweigert, da es sich um „interne Kommunikation“ handeln würde. Da uns die Rechte der Studierenden ein wichtiges Anliegen sind, haben wir im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes eine Anfrage an den LfDI gestellt. Die Anfrage war erfolgreich und die Antworten der Universität sind hier einsehbar. In unseren Augen wird bei der Beantwortung der Frage 4 bewusst der Bezug auf die DSGVO verzichtet. Ebenso schreibt §32 a Abs. 6 des LHG vor, dass nach mündlichen Prüfungen die Verbindungsdaten unverzüglich zu löschen sind. Cisco speichert allerdings Verbindungsdaten bis zu 7 Jahren, was unserer Meinung nach nicht unverzüglich ist. Bisher haben wir auch keine Informationen erhalten, dass von Seiten der Universität Maßnahmen getroffen werden, um die Daten früher zu löschen. Der Antwort des LfDI auf die Anfrage lässt sich leider nicht entnehmen, ob, wie gefordert, die verlangte Erklärung übermittelt wurde. Die Universität Tübingen hat entsprechende Erklärungen als Anlage dem LfDI zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Anfrage wurde diese ebenfalls übermittelt. Wir gehen davon aus, dass die Universität Stuttgart dies nicht getan hat. (→vollständige Anfrage)

20.07.2021: Veröffentlichung von Datenschutzhinweisen für die Nutzung von Webex an der Universität Stuttgart

• Die Uni hat am 20.07.2021 Hinweise zum Datenschutz für die Nutzung von Webex veröffentlicht.
• Bei den Hinweisen handelt es sich um keine eigene Datenschutzerklärung, sondern viel mehr um eine übersichtliche Zusammenfassung der Informationen, die seitens Cisco vorliegen. Ausführungen zur Dauer der Speicherung und Löschung von Daten sind jedoch nicht enthalten, sondern müssen über ein verlinktes Dokument von Cisco nachgelesen werden. Dort erklärt Cisco, dass sie persönliche Informationen wie u.a. IP-Adressen, Meeting-Informationen, Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, etc. für bis zu 3 Jahre speichern.
• Einen AV-Vertrag mit Cisco gibt es unseres Wissens nach immer noch nicht.

30.07.2021: Neues aus der AG Videokonferenztools (Suche nach einer ergänzenden, datenschutzfreundlichen Videokonferenzlösung)

• Die AG hat inzwischen fünfmal getagt und besteht u.a. aus Mitarbeitenden vom TIK und dem RUS-CERT, dem Datenschutzbeauftragten der Uni, einer vertretenden Person von stuvus sowie einer Person der Initiator*innen des offenen Briefes "Zukunftsfähige Videokonferenztools"
• Das Ziel der AG ist die Vorbereitung der Etablierung einer datenschutzfreundlichen Videokonferenzlösung an der Uni Stuttgart. Zunächst soll Webex unabhängig davon jedoch weiterhin bereitstehen und insbesondere für größere Lehrveranstaltungen genutzt werden.

• Der nächste Schritt ist die Ausschreibung für eine ergänzende Videokonferenzplattform, für die die AG entsprechende Anforderungen u.a. hinsichtlich des Datenschutzes erstellt hat. Das Rektorat unterstützt dieses Vorgehen.

4.11.2021: Aktueller Stand Ausschreibung

• Die Ausschreibung läuft und die Frist für Angebote läuft am 5.11.2021 ab. Von den eingegangenen Angeboten hängt dann das weitere Vorgehen ab.

25.01.2022: Aktueller Stand

• Die eingegangen Angebote wurden gesichtet. Wenn das Rektorat es beschließt, könnte es ab etwa SoSe 2022 ein weiteres Tool geben, das aber wohl erst mittelfristig in der Lehre eingesetzt wird.