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Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc.
Hier ein paar Hinweise, die bei der Organisation von Veranstaltungen, Infoständen etc. hilfreich sein können...
Ort
Nutzen von Räumlichkeiten an der Universität Stuttgart:
Für die Verwaltung von Hörsälen, Seminarräumen sowie der Foyers an der Universität Stuttgart ist das Hörsaalmanagement vom Dezernat VI zuständig. Alle Informationen zur Reservierung lassen sich auf der Website vom Hörsaalmanagement finden. Es ist ratsam einen Raum frühzeitig anzufragen, wenn möglich mindestens einen Monat davor.
Die benötigten Formulare zur Anmeldung können auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar)
Ein Verzeichnis über die zentral verwalteten Hörsäle wird vom Hörsaalmanagement bereitgestellt und kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:
https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/dokumente/tabelle-hoersaele.pdf
Ob Räumlichkeiten zur gewünschten Zeit bereit stehen und welche Räumlichkeiten genügend Sitzplätze bzw. Fläche bieten, kann über die Suchfunktion innerhalb von C@MPUS nachgeschaut werden:
C@MPUS Suche Räume → Gebäudebereich auswählen → Suchen → gewünschter Raum auswählen → Terminkalender
Weitere mögliche Räumlichkeiten:
- stuvus Räumlichkeiten (beim Referat Nachhaltigkeit oder beim stuvus Vorstand anfragen):
- HdS Konferenzraum (Campus Vaihingen, Pfaffenwaldring 5c, 4. OG)
- Nili (Campus Vaihingen)
- Universum (Campus Vaihingen)
- Zentrales Fachschaftenbüro (ZFB, Campus Stadtmitte)
- Weitere Besprechungs- und Tagungsräume im HdS können ggf. beim stuvus Vorstand angefragt werden (nicht öffentliches Wiki)
- Ökumenisches Zentrum
- frei[raum]
- Bibliothek Stadtmitte - Veranstaltungsraum
Nutzen von Freiflächen:
Auf dem Uni-Campus Vaihingen existieren 8 Freiflächen (um die S-Bahn-Haltestelle herum) und auf dem Uni-Campus Stadtmitte 4 Freiflächen zwischen KI und KII:
Die Freiflächen müssen über das Hörsaalmanagement reserviert werden. Formular zur Anmeldung eines Infostands kann hier heruntergeladen werden (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar).
Materialien
Veranstaltungsmaterialen wie z.B. Tische, Stühle, Stellwände etc. können beim Eventservice vom Dezernat VI ausgeliehen werden. Diese müssen jedoch rechtzeitig reserviert werden!
Das entsprechende Formular kann auf folgender Webseite heruntergeladen werden:
https://www.verwaltung.uni-stuttgart.de/formulare#hoersaal (nur aus dem Uni-internen Netz erreichbar)
Multimedia-Geräte wie z.B. zusätzliche Mikrofone in den Hörsälen werden vom Multimediateam Stadtmitte bzw. Vaihingen bereitgestellt und müssen rechtzeitig davor per E-Mail angefragt werden. Alle Informationen lassen sich auf folgender Webseite nachlesen:
https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/uni-services/technik-gebaeude/gebaeudemanagement/#id-570fa18a-head1
Moderationskoffer?
- stuvus Geschäftsstelle
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können den Moderationskoffer ausleihen
- da es nur einen Moderationskoffer gibt, sollte rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden
Flipchart?
- Haus der Studierenden (stuvus Geschäftsstelle)
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können das Flipchart im HdS nutzen
- ÖZ
- Es gibt ein Flipchart, welches nach Absprache mit Astrid Junge i.d.R. genutzt werden darf
Beamer?
- stuvus Geschäftsstelle
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen Beamer ausleihen
- da es nur einen Beamer gibt, sollte rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden
Glühweinkocher?
- stuvus Geschäftsstelle
- stuvus Angehörige oder Hochschulgruppen können einen oder mehrere Glühweinkocher ausleihen
- es gibt mehrere Glühweinkocher, jedoch sind diese saisonal bedingt zur kalten Jahreszeit sehr beliebt, so dass diese rechtzeitig bei der Geschäftsstelle angefragt werden sollten
Finanzierung
Kann ich Gelder von stuvus beantragen?
- Als Teil von stuvus (Referat, AK) können Gelder beantragt werden
- Für Hochschulgruppen stellt stuvus kein Geld bereit, jedoch verfügt das Referat Nachhaltigkeit über ein eigenes Budget, welches bei Kooperationsprojekten (z.B. Nachhaltigkeitstage) ggf. verwendet werden kann
Wie können Gelder bei stuvus beantragt werden?
Wo gibt es Fördermöglichkeiten für Projekte?
Werbung
Welche Kanäle können für Werbung bzw. die Verbreitung von Informationen ggf. genutzt werden?
- Universität
- Hochschulkommunikation (wichtig um, auch Mitarbeitende zu erreichen, wöchentlicher Newsletter)
- Facebook: Universität Stuttgart (es genügt, einfach eine PN in Facebook zu schreiben)
- Instagram: @unistuttgart
- stuvus
- Hochschulgruppen
- E-Mail-Verteiler
- Social Media: Facebook, Instagram, Twitter etc.
- ggf. eigene Webseite
- Blogs
- studi-story.de
- eigenständiges Blog, welches vom Studierendenwerk Stuttgart initiiert wurde und geleitet wird
- Themenvielfalt sehr groß: Wissenswertes zum Studienort, Neues aus dem Studierendenwerk, Hochschulinitiativen, Veranstaltungstipps und vieles mehr
- usus.uni-stuttgart.de
- Analog
- Plakate auf den Uni-Campi (Infos siehe unten)
- Flyer in den Mensen (Infos siehe unten)
- "Campus Falke"
Wo kann ich Flyer / Plakate drucken?
- Sollen bunte bzw. hochwertige Flyer / Plakate gedruckt werden, kommen unterschiedliche Druckereien infrage:
- Schwarz/weiß Flyer können kostenlos in der stuvus Geschäftsstelle gedruckt werden
- Veranstaltung von bzw. mit stuvus?
- Druck kann direkt über die stuvus Geschäftsstelle abgewickelt werden
Was ist beim Flyern in den Mensen zu beachten?
- In den Mensen des Studierendenwerks gilt folgende Regel fürs Flyern (zumindest Vaihingen und Stadtmitte):
- Anmeldung: Flyer müssen zuvor beim Infopoint angemeldet werden. stuvus und Hochschulgruppen dürfen zwar prinzipiell flyern, jedoch kommt es vor allem am Anfang des Semesters vor, dass Flyer abgelehnt werden, da bereits zu viele angemeldet sind (z.B. 5 verschiedene in Vaihingen). Bei der Anmeldung dürfen auch bereits mehrere Tagen angegeben werden, an denen geflyert werden soll.
- Kaution: Beträgt 25 € pro Standort, welche beim jeweiligen Infopoint bei der Anmeldung bezahlt wird. Hierbei muss ein Exemplar des Flyers abgegeben werden. Ein Tag nach dem letzten Flyern kann die Kaution am Infopoint wieder abholt werden.
- Zeitpunkt: Ab 11:00 Uhr dürfen die Flyer auf die Tische ausgeteilt werden. Bis spätestens 14:30 Uhr müssen alle Flyer wieder eingesammelt sein.
- Empfehlungen zum Flyern von David Kopp:
- Vaihingen:
- ungefähr 350 Flyer bei 1606 Plätzen → ca. bei jedem 4. Platz einen Flyer
- Nach Möglichkeit zu zweit flyern (zusammen 15 min, alleine deutlich länger)
- 11:00 Uhr anfangen, zuerst unten im Restaurant, danach Türe oberhalb des Infopoints nach oben nehmen (ist die einzige Türe die vor 11:15 Uhr geöffnet ist)
- Wenn zu zweit eingesammelt wird, genügt es so um 14:05 Uhr anzufangen
- Zuerst unten im Restaurant einsammeln, da die Pasta-Theke früher schließt
Ggf. müssen die noch sitzenden Leute angesprochen werden, ob sich unter deren Tablets noch Flyer befinden
- Stadtmitte:
- mindestens 150 Flyer bei 712 Plätzen → ca. bei jedem 4-5 Platz einen Flyer
Was ist beim Plakatieren an Uni Stuttgart zu beachten? (Quelle stuvus Vorstand: How-to Flyer und Plakate)
- Klebeband / Tesa:
- Im Innenbereich und in der Stadtmitte nur Tesa
- Ansonsten ist Gaffa-Tape ok (kann bei stuvus-Aktivitäten bei der Geschäftsstelle ausgeliehen werden)
- Anmeldung des Plakats ist davor unbedingt erforderlich (unterscheidet sich zwischen Vaihingen vs. Stadtmitte erheblich)
- Campus Vaihingen:
- Genehmigung erfolgt beim Zentralen Service im EG des Pfaffenwaldring 55
- Plakatieren an vielen Flächen erlaubt (vor allem unbemalte Wände, jedoch keine Glasscheiben und keine Wände mit Verzierungen)
- Campus Stadtmitte:
- Genehmigung erfolgt beim Hausservice in der Keplerstraße 11
- Plakatieren nur an sehr wenigen offiziell erlaubten Flächen möglich
- Mögliche Flächen Campus Vaihingen:
- Außenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): Säulengänge von PWR 53 bis PWR 59, Durchgang zwischen PWR 47 und PWR 9
Innenbereich (nach Anmeldung beim Zentralen Service): PWR 47, PWR 55 und PWR 57 (nicht an den farbigen Säulen), PWR 7 und PWR 9 und im EG des PWR 5c
Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:
- Mögliche Flächen Campus Stadtmitte:
- Universitätsbibliothek (UB): Eingang (ohne Genehmigung möglich)
Unterführung zwischen UB und Mensa auf den Beton (ohne Genehmigung möglich, kann jedoch jederzeit abgerissen werden)
Dreh-Plakatwände im EG Keplerstraße 11 und EG und UG Keplerstraße 17 (nur mit Tesa und erst nach Genehmigung mit Stempel beim Hausservice)
- Außerdem kann man bei folgenden Einrichtungen nachgefragt werden:
Fachgruppen (u.a. K1, Etage 6, K2 Etagen 2 und 8)
Institute (auch in der Breitscheidstraße 2, Azenbergstraße, Herdweg)
Café Faust
- K1 und K2 Plakatwände in den höheren Etagen (4., 6., 8., 9. Etage)
Datenschutz
DSGVO: Was muss bzgl. Bildern bei einer Veranstaltung beachten? (Kurzzusammenfassung von David Kopp)
- Rechtliche Einordnung: Der Veranstalter hat ein "berechtigtes Interesse" (DSGVO Art 6. Abs. 1 lit. f) daran, Bilder zu machen und diese zu Marketingzwecken zu veröffentlichen. Darauf können wir uns berufen, müssen jedoch ein paar Dinge beachten.
- Bei der Anfertigung von Bildern muss allen darauf zu sehenden Personen bewusst sein, dass dieses Bild von ... veröffentlicht wird. Deshalb sollte am besten direkt am Anfang der Veranstaltung darauf hingewiesen werden.
- Es benötigt keine schriftliche Zustimmung, es genügt wenn die Personen posieren (z. B. aktiv in die Kamera lächeln). Damit haben die Personen der Aufnahme implizit zugestimmt.
- Bei Minderjährigen ist es erforderlich, dass die Einwilligung von den Erziehungsberechtigten erteilt wird.
- Gruppengröße spielt keine Rolle. Es geht nur darum, dass die einzelnen Personen von der Aufnahme wissen und über den Zweck informiert wurden.
Nach einer Veranstaltung
Was sollte nach einer Veranstaltung noch gemacht werden?
- Wenn mehrere Leute an der Orga beteiligt waren → Nachtreffen
- Dokumentieren der Erfahrungen und des Feedbacks
